Praxisfall Nachfolge

KMU-Berater Peter Krötenheerdt
KMU-Berater Peter Krötenheerdt

Praxisfall 11: Vom Coaching zum systemischen Prozess

Für Miriam Weihprecht, junge Geschäftsführerin und Tochter der Gründer der Töpfer GmbH, wurde 2012 ein persönlicher Begleiter für den Generationswechsel im Unternehmen gesucht. Schnell zeigte sich jedoch ein deutlich umfangreicherer Unterstützungsbedarf.

KMU-Berater Peter Krötenheerdt schildert den Beratungsablauf in einer Kurzübersicht. Im Anschluss finden Sie bei Interesse eine ausführlichere Darstellung.

Als Themen für das gewünschte persönliche Coaching wurden Mitarbeiter-Führung und Arbeitsorganisation-Zeitmanagement benannt. In den Interviews mit allen relevanten Mitarbeitern und in den ersten Sitzungen mit Miriam Weihprecht wurde jedoch klar, dass ein Coaching der zukünftigen alleinigen Geschäftsführerin nicht genügte.

Nach einem eintägigen Workshop im Juli 2012 mit dem potentiellen zukünftigen achtköpfigen Führungskreis zeigte sich, dass die Aufgabe nur über einen systemischen Prozess zu begleiten und zu gestalten ist. So wurde das Kernthema „Optimierung der Organisations- und Führungsstruktur“in einem umfassenden Prozess bearbeitet.

Der Prozess lief über fünf Phasen, um die Organisations- und Führungsstruktur zu verändern und eine Strategie zu entwickeln:

  • Qualifizierung der Geschäftsführerin Miriam Weihprecht
  • Qualifizierung der Führungskräfte
  • Die Qualifizierungsthemen Zeitmanagement und Mitarbeiterführung wurden in konkrete Projekte ins Unternehmen eingebracht und über diese Erfolgserlebnisse verstetigt und verinnerlicht.
  • Eine Analyse der bisherigen Führungsrunden führte zu einer differenzierteren Führungs- und Kommunikationskultur.
  • In zwei systemischen Visionsmoderationen erarbeiteten Miriam Weihprecht und separat die Gruppe der Führungskräfte eine Vision 2020 einschließlich optionaler Ziele und Maßnahmen als Zwischenschritte. Anschließend wurden diese zu einer gemeinsamen Strategie zusammengeführt.

Alle Prozesse und Fragen zur Bewertung, Finanzierung, Steuer, Erb- und weiteren rechtlichen Regelungen erfolgten parallel mit den bewährten Firmenpartnern.

Nachhaltige Umsetzungserfolge im Unternehmen bestätigen diesen Beratungsansatz . Eine zusätzliche Anerkennung kommt von außen hinzu: Das Beratungsprojekt wurde in die Finalrunde des IDTP, des Internationalen Deutschen Trainingspreises BDVT 2014/15, aufgenommen.
Weitere Anträge für Wirtschaftspreise in Bayern und im Bund wurden gestellt.

Peter Krötenheerdt

Dieser Kurzbericht erschien in der "KMU-Berater News 2014-03"

Mittlerweile hat das Beratungsprojekt den "Internationalen Deutschen Trainingspreis 2014" gewonnen.

Vom Coaching zum systemischen Prozess - Ein Praxisbeispiel aus der KMU-Beratung

Eine Fallbeschreibung von KMU-Berater Peter Krötenheerdt

Es war nicht einfach für Miriam Weihprecht. 2012 sprachen ihre Eltern mit ihr über die Unternehmensnachfolge. Der von den Eltern gegründete Betrieb war schnell gewachsen. Das Wachstum ging oft zu Lasten der Produktivität und der Rentabilität. Miriam Weihprecht konnte sich die Übernahme vorstellen. Es war aber auch klar, dass sie Unterstützung brauchte durch Training, Coaching und Beratung. Sie fühlte sich nicht als die geborene Führungskraft.

Sehr schnell wurde in den ersten Coachings mit Miriam Weihprecht und in den Interviews mit Führungskräften deutlich, dass es sich im Kontext des Generationsprozesses um einen komplexen Veränderungsprozess in der Organisations- und Führungsstruktur handelt. Es entstand ein systemischer Prozess, in dem die Veränderung der Organisations- und Führungsstruktur zum Kernthema wurde – und zur Bedingung einer gelungenen Geschäftsübergabe.
Peter Krötenheerdt und sein Kooperationspartner Bruno Schmalen übernahmen die Aufgabe als Trainer, Berater und Coaches.

Strategische Tischdecke der Töpfer GmbH
Ziele setzen und Workshop-Arbeit

Nach einem Workshop mit Miriam Weihprecht und der potentiellen künftigen Führungsmanschaft formulierten die Beteiligten gemeinsam die Ziele:

  • Optimierung der Organisations- und Führungsstruktur sowie der Führungskultur
  • Coaching zum Ausbau einer stabilen Führungsqualität bei Miriam Weihprecht
  • Aufbau und Qualifizierung des Führungsteams um Miriam Weihprecht
  • Optimierung aller Geschäftsprozesse einschließlich Vertrieb
  • Schaffung eines Vorwarnsystems unter Einbeziehung der Potentiale des Führungsteams

In Workshops und Einzelgesprächen wurden mit den Führungskräften Bereichsziele und Maßnahmen herausgearbeitet sowie nach Reserven an den Schnittstellen gesucht. Schnittstellen sind Übergabepunkte der Produkte in den verschiedenen Unternehmensbereichen.

Zusammengefasst wurden Ziele, Maßnahmen und Wünsche auf einer „strategischen Tischdecke“. Das Führungsteam gab sich ein Projektmotto „Gemeinsam – Yes we can“.

Parallel übernahm Miriam Weihprecht die Geschäftsführung und entwickelte über Coaching und Training ihre Führungskompetenz und Souveränität. Basis dafür war der Einsatz verschiedenen Testverfahren, um die Potenziale zu erkennen und zu nutzen:

  • DISG - Test für das Verhalten von Menschen mit den Parametern "dominant / initiativ / stetig / gewissenhaft". DISG wurde auch bei allen Mitgliedern des Führungskreises eingesetzt
  • MSA - Motivationsstruktur-Analyse
  • S.C.I.L. - Test für die Wirkungen von Menschen nach außen mit den Parametern "Sensus / Corpus / Intellektus / Lingua"

Die Metapher des Schwertes und des Dirigentenstabes und Aufstellungen mit dem Figurenkabinett ließen neue und aussagekräftige Erkanntnisse über die Entwicklung des Führungsteams zu.

Bei der Stärken-Schwächen-Analyse des Unternehmens mit Bezug auf die qualitativen Elemente unterstützte Kooperationspartner Rainer Krumm mit einem Workshop mit dem Instrument "9levels".

Die Schaffung entsprechender Strukturen im Unternehmen sicherten die nachhaltige Wirkung ab.

Konsequente Umsetzung und ihre Erfolge

Es entwickelte sich bei den Führungskräften eine Eigendynamik in Bezug auf neue Lösungsansätze im Wareneinsatz, in der Mitarbeiterplanung, in der Lieferzuverlässigkeit und in der Qualitätssteigerung. Im Führungsteam hat sich eine Führungs- und Meetingkultur etabliert.

Hier liegt der eigentliche (auch wirtschaftliche) Erfolg, weil die Abteilungen erheblich eigenständiger und konfliktfreier arbeiten. An den Schnittstellen zwischen den unterschiedlichen Abteilungen (zum Beispiel zwischen Produktion und Kommission) entdeckten Führungskräfte erhebliches Effizienzpotential.

Seit November 2012 wurden verschiedene Befindlichkeiten beobachtet, gemessen und dokumentiert. Alle Werte stiegen signifikant:

  • Mitarbeiterzufriedenheit – von 6,1 auf 7,6
  • Kundenzufriedenheit – von 5,9 auf 7,9
  • Schnittstellenqualität zwischen Abteilungen – von 3,9 auf 7,9 (!)

Die Produktivität, gemessen in Kilogramm pro Mitarbeiter pro Stunde, stieg von 23,7 in der Startphase auf 35,4 am Ende des Projektes. Sie stabilisiert sich bei 35 (Stand 07/2014). Diese Produktivitätssteigerung sorgte für einen ausgezeichneten Return on Invest des Projektes.

Auch die Produktqualität wird monatlich über das Reklamationsvolumen gemessen. Es verbesserte sich deutlich. Alle hier beschriebenen Werte werden auch weiter beobachtet und gemeinsam im Führungskreis reflektiert.

Die im Projekt etablierten Führungsinstrumente Strategischer Tisch und Runder Tisch wurden für die Erfolgskontrolle genutzt. Hier stellten die Führungskräfte die Wirkungen der Maßnahmen in ihrer Abteilung vor und reflektierten sie in der Gruppe.

Die Eltern von Miriam Weihprecht freuen sich über den gelingenden Generationswechsel.

Internationaler Deutscher Trainingspreis 2014-2015
Gewinn des IDTP

Das Beratungsprojekt wurde zum Internationalen Deutschen Trainingspreis 2014-2015 (IDTP) des BDVT e.V. (Berufsverband für Trainer, Berater und Coaches) angemeldet und hat die Finalrunde erreicht und wurde mit dem IDTP ausgezeichnet.

Die Töpfer GmbH in Albertshofen

Die Töpfer GmbH verarbeitet Salate, Gemüse und Obst für Großküchen, die Gastronomie und den Handel. Im Familienbetrieb arbeiten die Eltern, eine Tante und vier von sechs Geschwistern. Die Führungskräfte arbeiten – für die Lebens-mittelbranche typisch – in einem Mix von Mitarbeitern mit Migrationshintergrund. In der Produktion sprechen die Mitarbeiter sechs verschiedene Muttersprachen. Dies prägt die Unternehmenskultur. Es entstanden Freundschaften der Unternehmerfamilie in die Herkunftsländer. Das Unternehmen unterstützt zahlreiche regionale und überregionale Projekte. Einen besonderen Stellenwert nimmt das Projekt „Dedunu“ ein. Hier werden langfristig und nachhaltig ein Kinder-, Waisen- und Ausbildungsheim in Sri Lanka unterstützt.