Digitale Erfolgsgeschichten

Digitalisierung von Geschäftsprozessen beim kleinen Messebauer

Höhere Kundenzufriedenheit, geringere Kosten

Piktogramm

Was war das Problem?

Der Geschäftsführer einer kleinen Messebaufirma, die an 5 Standorten Lager unterhält, klagte darüber, dass Termine nicht eingehalten werden konnten, weil die Ausstattung für Promotion-Stände und Dekorationen nicht wie erwartet im Lager verfügbar war. Bisher wurde dann zunächst telefonisch geprüft, wo die benötigten Gegenstände sind, um diese per teurer Direktfahrt oder Express-Versand schnellstmöglich zum Einsatzort zu bringen. Neben der zeitlichen Verzögerung resultierte dies in höheren Versand-Kosten und in internem Mehraufwand, da in der Regel mindestens drei Mitarbeiter mit einem Fall beschäftigt waren.

Ich hätte nicht gedacht, dass Digitalisierung so einfach ist. Wir haben sofort Aufwand reduziert und einen externen Kostenblock komplett eliminiert.“

Dennis B., Geschäftsführer

Wie wurde es gelöst?

Zunächst analysierten wir, wie die Informationen derzeit fließen. Dazu befragten wir die beteiligten Mitarbeiter und skizzierten den derzeitigen Ablauf. Die Lagerhaltung wurde in einer Excel Tabelle regelmäßig aktualisiert und per E-Mail versendet. Die externen Mitarbeiter suchten die zuletzt erhaltene Liste, wenn sie einen Einsatz vorbereiteten, und vertrauten auf die dort vorliegenden Informationen. Hier gab es im Wesentlichen zwei mögliche Fehlerquellen: Im E-Mail Verzeichnis wurde nicht die aktuellste Liste gefunden, sondern eine ältere Version oder die Liste enthielt fehlerhafte Informationen, weil der aktuelle Standort von Equipment entweder nicht dem Büro mitgeteilt wurde oder es dort nicht übertragen wurde oder es beim Speichern der Datei ein Problem gab und der Vorgang nicht abgeschlossen wurde. Um das Problem dauerhaft zu lösen, haben wir für den Kunden, der bereits Microsoft Office 365 Lizenzen besaß, eine SharePoint Seite eingerichtet, die als Intranet fungiert und eine Liste aufgebaut, die die Excel Tabelle ersetzt. Der Vorteil der SharePoint Liste ist zum einen, dass die Liste stets aktuell verfügbar ist, eine Internet-Verbindung vorausgesetzt. Zudem sind in der Liste feste Auswahloptionen enthalten (z.B. für die 5 Lagerstandorte) und Pflichtfelder festgelegt, so dass die Qualität der eingegebenen Daten höher ist. Diese werden korrekt und vollständig eingegeben. Die Liste wurde auch dazu verwendet, den Status der Dekorations-Stände festzuhalten, also „im Einsatz“ oder „im Lager“. Dadurch konnte das Büro leichter prüfen, welche Objekte „im Einsatz“ sind und häufig konnten so auf einfache Weise Informationen nachtragen.

Was war das Ergebnis?

Mit der SharePoint-Seite hatten alle Zugriff auf die aktuelle Liste und mussten nicht mehr im E-Mail-Konto nach den Informationen suchen. Dadurch wurde vermieden, veraltete Informationen für die Planung heranzuziehen. Aktualisierungen konnten von unterwegs eingegeben werden, so dass die Informationen in „Echtzeit“ vorlagen und das Büro die Daten nicht erneut eingeben musste. Gleichzeitig konnte das Büro die Daten sofort kontrollieren, da jede Änderung automatisch per E-Mail an das Team dort versendet wurde. Dies war wichtig, weil den Mitarbeitern teilweise nicht zugetraut wurde, die Informationen korrekt einzugeben. Durch die „Notifikation“-Funktion der Liste wurde der Geschäftsführer täglich über Änderungen in der Liste in einer prägnanten E-Mail automatisch informiert und fühlte sich stets optimal informiert. Der Aufwand für die Maßnahme lag für den Auftraggeber im Rahmen eines „go digital“-Projektes bei Euro 5.800. Durch die Maßnahme wurde etwa 80 Arbeitsstunden Arbeitssaufwand und Euro 6.500 Versandkosten gespart. Die Maßnahme hatte sich bereits im ersten Jahr gelohnt.

Die Ergebnisse in Zahlen

6.500

Euro

Kosteneinsparung

80

Arbeitsstunden

eingespart

5.800

Euro

Investition

50

%

Beratungsförderung

Daniel Lanz

Pragmatische Digitalisierungs-Beratung. Passgenau zu den Möglichkeiten des Unternehmens.

Daniel Lanz