Viele kleine Unternehmen möchten KI nutzen – fürs Marketing, zur Kundengewinnung oder für die Planung. Doch oft hakt es schon an der Basis: den Daten. Wenn Informationen veraltet, unvollständig oder über verschiedene Systeme verstreut sind, liefert auch die beste KI schlechte Ergebnisse.
Diese vier Schritte helfen, die eigenen Daten fit für den KI-Einsatz zu machen:
1. Datenchaos entwirren – mit wenig Aufwand
Gerade in kleinen Betrieben wachsen Daten oft nebenher: Angebote im Word-Ordner, Kundennummern in Excel, Projektinfos in E-Mails. KI kann damit nur schwer arbeiten – sie braucht strukturierte Daten.
Praxisbeispiel:
Ein Handwerksbetrieb wollte KI zur Angebotserstellung einsetzen. Problem: Kundendaten lagen in vier verschiedenen Listen. Die Lösung: Einfache Zusammenführung in ein zentrales Tabellenblatt mit eindeutigen Spalten (Name, Adresse, letzte Anfrage, Projektstatus).
Tipp: Starten Sie mit einer einfachen Tabelle (Excel oder Google Sheets), in der Sie die wichtigsten Infos einheitlich erfassen. Je klarer die Struktur, desto besser können Tools später darauf zugreifen.
2. Klare Zuständigkeit – statt „macht mal jemand“
In kleinen Teams ist oft „alle machen alles“. Doch bei Datenpflege führt das schnell zu Lücken und Doppelungen. Wer ist verantwortlich? Wer prüft regelmäßig?
Praxisbeispiel:
Eine kleine Beratung hat eine Person im Team zur „Datenschutz- und Datenqualitätspaten“ gemacht – 1 Stunde pro Woche zur Pflege und Prüfung der wichtigsten Daten. Ergebnis: weniger Rückfragen, bessere CRM-Auswertungen.
Tipp: Verteilen Sie die Verantwortung bewusst. Wer regelmäßig mit bestimmten Daten arbeitet (z. B. Kundenlisten, Buchhaltung, Newsletter-Verteiler), prüft und pflegt diese auch – einmal im Monat reicht oft schon.
3. Kleine Checks – große Wirkung
Niemand muss ein Daten-Audit starten. Es reicht, regelmäßig einfache Prüfungen durchzuführen: Sind E-Mail-Adressen noch aktuell? Wurden alle Neukunden mit Branche und Kontaktdaten erfasst?
Praxisbeispiel:
Ein Zwei-Personen-Team in einer Marketingagentur hat sich eine Mini-Checkliste gebaut: vor jedem Versand wird geprüft, ob die Liste aktuell ist, Dubletten gelöscht und Felder vollständig sind.
Tipp: Erstellen Sie eine kurze Datencheckliste mit 3–5 Punkten. Beispiel: „Fehlen Adressen? Gibt es doppelte Einträge? Wurde die letzte Kontaktaufnahme dokumentiert?“ Einmal im Monat prüfen reicht – die Wirkung ist spürbar.
4. Datenpflege sichtbar machen
In vielen kleinen Unternehmen wird Datenpflege nebenbei gemacht – aber nie gewürdigt. Das Problem: Sie wird damit zur ungeliebten Pflicht. Besser: sichtbar machen, was gute Daten bringen.
Praxisbeispiel:
Ein Reiseveranstalter hat ein kleines internes Dashboard eingerichtet: Jede Woche zeigt es, wie viele neue Einträge im CRM sauber erfasst wurden – als Teamleistung. Das motiviert, weil sichtbar wird, was sonst unsichtbar bleibt.
Tipp: Hängen Sie ein einfaches Whiteboard auf: „Wie viele Kundendaten wurden diese Woche aktualisiert?“ oder „Wie oft hat uns saubere Datenerfassung Arbeit erspart?“ So wird das Thema präsent – ohne extra Software.
Fazit:
KI ist kein Zauberstab – sie rechnet nur mit dem, was da ist. Gerade kleine Unternehmen profitieren besonders, wenn sie ihre Daten im Griff haben: weil sie dann schneller, gezielter und persönlicher arbeiten können. Und oft reicht dafür schon eine gute Excel-Datei und 30 Minuten Fokus pro Woche.
