Wenn Strukturen krank machen – Gesundheits- Management in KMU

Wenn Strukturen krank machen – Mit Human System® Krisen meistern

Als renommiertes Klinikum war das Haus früher weit über die regionalen Grenzen bekannt. Jetzt machte sich ein fragwürdiger Ruf breit und demontierte das Image. In Internetforen und in der Lokalpresse war immer öfter von einem „ernsten Hygieneproblem“ und einem eklatanten Personalmangel die Rede. Auffallend war auch der extrem hohen Krankenstand beim Reinigungspersonal, den die Klinik nicht in den Griff bekam.
Das Management entschloss sich, externe Hilfe zu holen. Die Experten sollten die Ursache der Probleme herausfinden und gezielt nach Lösungen suchen.

KMU-Berater Peter Haas von der GMOH (Gesellschaft für Management und Organisation im Handwerk GmbH) und KMU-Berater Olaf Buschikowski von EGOinform® Gesundheitsmanagement kamen ins Haus, um die Verhältnisse unter die Lupe zu nehmen, ein Bestandsaufnahme zu machen und der Klinik aus der Krise zu helfen. Die beiden Fachleute haben 2010 unter dem Motto „Gesunde Menschen, gesunde Betriebe mit best system®“ das Programm Human System® entwickelt. Ziel ist es, Gesundheits-, Qualitäts- und Umweltmanagement so zu optimieren, dass Menschen, Strukturen, Prozesse und Ressourcen in Unternehmen gesund und nachhaltig zusammenwirken können.

Die Mitarbeiter: die entscheidende Ressource jedes Unternehmens

Bei Human System® stehen die Mitarbeiter – als entscheidende Ressource jedes Unternehmens – im Vordergrund. Zunächst erfolgt eine gründliche Analyse des Ist-Zustandes auf mehreren Ebenen. Durch Betriebsbegehungen, persönliche Interviews, Fragebögen und Sichtung ggf. vorhandener schriftlicher Dokumente gewinnen die Experten einen Einblick in die Unternehmensstrukturen und das Erleben der einzelnen Mitarbeiter

Human System – Die Elemente

Im Fall der Klinik kristallisierte sich z. B. schnell heraus, dass das (Reinigungs-) Personal – sowohl psychisch als auch physisch – unter einem enormen Druck stand. Die körperliche Belastung war – auch bedingt durch eine ungünstige Organisation der Arbeitsabläufe – extrem, die emotionalen Ressourcen desolat. Die Erwartungen von Patienten, Angehörigen, Ärzten und der Verwaltung aber auch die Vorgaben des Gesetzgebers und eine unglückliche Personalstruktur – das alles kumulierte an dieser Stelle. Permanente Frustration, zahlreiche Konflikte und unschöne Auseinandersetzungen prägten den Arbeitsalltag.

Diese „Fall“ ist natürlich nur ein Beispiel. Aber es wird schon deutlich, worum es geht. An der Krise waren nicht etwa lauter schlampige Putzkräfte Schuld. Was sich als „Hygieneproblem“ manifestiert hatte, hatte ganz andere Wurzeln.

„So ist es häufig“, erklärt KMU-Berater Olaf Buschikowski. Die Ursachen für eine bestimmte Problematik liegen oft ganz woanders, als man es auf der ersten Blick vermutet – oder ein Problem vielleicht auch deuten möchte.“ Deshalb komme man mit „oberflächlicher Kosmetik“ auch allerhöchsten kurzfristig weiter.
Systematisch klopft das Team um Peter Haas und Olaf Buschikowski deshalb jeden einzelnen Bereich ab und betreibt Ursachenforschung: Technik, Umgebung, Arbeitsplatz, Organisation, Sozialumfeld und Person – also Verhältnisse und Verhalten werden überprüft. Diese akribische Arbeit lohnt sich – und macht sich auch schnell bezahlt.

Bezogen auf das Krankenhausbeispiel wurde im Bereich Technik hinterfragt, ob die Reinigungskräfte ausreichend mit Material ausgestattet sind. Bei der Untersuchung der Umgebung stand z.B. die Größe der zu reinigenden Flächen im Verhältnis zur kalkulierten Arbeitszeit im Prüffeld, im Bereich Arbeitsplatz die Beschaffenheit der zu reinigenden Räume selbst. Hinsichtlich der Organisation wurde überprüft, wie viel Personal pro Schicht eingesetzt wird und wie viele (krankheitsbedingte) Ausfälle es gibt. Wie werden die Erwartungen an die Reinigungskräfte formuliert? Ob und wie wird der Standard kontrolliert? Im Bereich Sozialumfeld geht es um das Miteinander der Kollegen und deren Beziehung zu den Vorgesetzten. Wie ist die Führungsstruktur beschaffen? Gibt es Briefings? Zuletzt steht die Person selber im Fokus. Ist sie eine Fachkraft? Verfügt sie über eine Ausbildung? Ist sie körperlich in der Lage, ihrem Job gerecht zu werden? Wie ist Ihre persönliche (auch familiäre) Belastungssituation?

Betroffene zu Beteiligten machen

Nach Abschluss dieser Ist-Analyse erfolgt die Definition konkreter Ziele und die Ausarbeitung eines detaillierten Maßnahmenkatalogs. Dieser wird der Geschäftsleitung vorgestellt, die über die Umsetzung und die jeweiligen Prioritäten entscheidet. Während der Umsetzungsphase bilden die Mitarbeiter Arbeitsgruppen und setzen sich in moderierten Zirkeln thematisch mit einzelnen Problemen auseinander. Es gilt, Betroffene zu Beteiligten zu machen um für alle tragbare Lösungen zu finden und zu etablieren.
Eine zeitnahe Ergebniskontrolle sorgt für die permanente Überwachung der Arbeitsfortschritte. Ziel ist es, einen Handlungskreislauf bestehend aus Analyse, Zieldefinition, Maßnahmenplan, Entscheidung über Maßnahmen, Umsetzung und Ergebniskontrolle in Gang zu setzen und diesen gegebenenfalls solange zu wiederholen, bis der gewünschte Zustand erreicht ist.

Human-System – der Systemkreislauf

Entscheidend ist, die wirklichen Ursachen zu finden und dabei alle Bereiche zu berücksichtigen

„Eine entstandene Problematik ist selten im Verhalten einzelner Personen (allein) begründet“, erklärt KMU-Berater Peter Haas, „sondern wird häufig durch eine systematische Falschorientierung bestimmt, was die Wertigkeit bestimmter Aufgaben betrifft.“ Deshalb sei es so wichtig, alle Bereiche eines Unternehmens im Blick zu haben, wenn nach einer Lösung gesucht wird, die „ganzheitlich“ ist und dauerhaft trägt.

Im Gegensatz zu vergleichbaren Programmen möchte man mit Human System® deshalb Kompetenzen gezielt bündeln, um alle drei Säulen eines Unternehmens in Einklang zu bringen: Mensch, System und Betriebswirtschaft. Entsprechend besteht das Expertenteam sowohl aus Fachleuten mit medizinischem (Sportpsychologie), technischem (Handwerksmeister) und betriebswirtschaftlichem Hintergrund (Betriebswirt).

Veränderungen sollen nachhaltig und messbar gestaltet, die Gesundheit von Betrieb, Strukturen und Mitarbeitern dauerhaft (wieder-)hergestellt werden.

Die einzelnen Maßnahmen wirken sich deshalb auch auf allen drei Ebenen aus: Optimierte Bedingungen verringern Ausfallzeiten und erhöhen die Produktivität, verbesserte Strukturen ermöglichen effizientere Abläufe und motivierte Mitarbeiter werden sich an ihrem Arbeitsplatz wohl, und im Unternehmen aufgehoben fühlen.

Denn eines ist sicher: Ein Unternehmen mit gesunden Mitarbeitern und gesunden Strukturen ist flexibler und kreativer. Es kann deutlich besser auf die Anforderungen des Marktes reagieren. Gesunde Menschen in gesunden Betrieben schaffen die Basis, langfristig erfolgreich am Markt zu bleiben.