Umgang mit Materialpreissteigerungen

Strategische Ansätze aus Auftraggeber- und aus Auftragnehmersicht

Die Auswirkungen der Materialpreissteigerungen bei längerfristigen Fertigungsaufträgen sind für die am Bau beteiligten Unternehmen gravierend. Hier entstehen vor allem auch neue Risiken. Wie hiermit rational umgegangen wird, ist der Gegenstand dieses Beitrags.

Erhöhtes Preisniveau

Mittlerweile sind fast alle Branchen vom Automobilsektor über den Maschinenbau bis zum Baugewerbe von Materialpreissteigerungen betroffen, wie wir in den Medien täglich vor Augen geführt bekommen. Eine weitere Folge der gestörten Abläufe ist die stark gestiegene Inflation, über deren Bekämpfung regelmäßig gestritten wird. Eine baldige Entspannung an der Preisfront ist jedoch zu erwarten.

Auswirkungen für die Baubranche

In der Baubranche ist es zum Beispiel im SF-Segment (SF: schlüsselfertig) häufig der Fall, dass ein ausführendes Unternehmen alle Leistungen zukauft – die Materialien sowieso – und nur die Koordinierung der Gewerke und des Bauablaufs die eigene Wertschöpfung darstellen.

Vorsorgemaßnahmen treffen

Angesichts stark gestiegener Preise sowie einer Verknappung von Materialien und des Nachunternehmerangebots können zahlreiche Vorsorgemaßnahmen von den Auftragnehmern getroffen werden. Die wesentlichen Instrumente, wie partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Lieferanten und Nachunternehmern, frühzeitige Bedarfsplatzierung bei Lieferanten, Einbindung der Nachunternehmer in die Angebotskalkulation sowie Preisgleitklauseln mit den Lieferanten werden in der Folge näher erläutert.

Im Folgenden wollen wir nicht darauf eingehen, dass sich Bindefristen für Angebote teilweise drastisch verkürzt haben. Dies zeigt sich im privaten Bereich, wo Angebote entweder als „unverbindlich“ oder teilweise als tage- oder wochenweise verbindlich bezeichnet werden. Meist hängt dies von den Bindefristen der Vorlieferanten ab.

Folgen der Materialpreissteigerungen

Im Mittelpunkt dieses Beitrags sollen Ansätze stehen, ob und wie die Unternehmen in der Praxis bei größeren Bauvorhaben mit Preissteigerungen im Baugewerbe umgehen können. Denn es zeigt sich, dass diese inzwischen nicht nur ein Problem sind, was die absolute Höhe der Baukosten angeht, sondern sie können auch bei den Auftraggebern zu ernsthaften Finanzierungsschwierigkeiten führen.

Übernimmt hingegen der Auftragnehmer das Preissteigerungsrisiko bei längerfristigen Aufträgen, so kann dies auch für ihn existenzgefährdend sein. Es geht also im Kern um einen angemessenen Interessenausgleich und die Risikoverteilung zwischen den Parteien.

Problemstellungen

Sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer können in Schwierigkeiten kommen, wenn vertragliche Bindungen eingegangen werden, bei denen für mindestens eine der Seiten das Risiko nicht mehr überschaubar ist. Im Extremfall kann einer der Partner in seiner Existenz bedroht sein. Spätestens der wirtschaftliche Ausfall einer Seite führt auch für die Gegenseite oftmals zu deutlichen Kostensteigerungen.

So führt der Ausfall des Auftraggebers in der Regel zu offenen Forderungen, die nicht mehr beglichen werden, oder aber es entsteht eine mangelhafte Auslastung.

Kann der Auftragnehmer seinen Verpflichtungen nicht mehr nachkommen, so muss in der Regel ein Drittunternehmen zu einem oftmals höheren Preis beauftragt werden. Gleichzeitig können Probleme mit der Gewährleistung entstehen.

Gerade größere Bauunternehmen und Handwerksbetriebe benötigen aber auch die größeren Aufträge, die die Auslastung für die Mitarbeiter gewährleisten. Trotz eines „boomenden Marktes“ wachsen auch im Baugewerbe die Margen nicht so stark an, dass „beliebig“ hohe Preise genommen werden können. Aus unserer Sicht ist die Wettbewerbsintensität immer noch hoch.

Grundlegende strategische Ansätze

Der Baumarkt ist insgesamt sehr stark fragmentiert. Viele Nachfrager von Bauleistungen treten nur einmalig am Markt auf. Typisch sind hier zum Beispiel die „Häuslebauer“. Diese lassen sich dann aber häufig von Erfüllungsgehilfen vertreten, die die Ausschreibungen und die Bauleitung übernehmen. Aus Sicht der Auftragnehmer sind diese dann die Partner der Bauunternehmen.

Um die Risiken überschaubar zu halten, ist daher für beide Seiten die „Zuverlässigkeit“ von entscheidender Bedeutung. Wir würden dabei als zentrale Begriffe, die diese Zuverlässigkeit beschreiben, folgende Kriterien benennen:

• Transparenz der Umsetzung
• Partnerschaftliches Verhalten
• Bonität

Was bedeutet Transparenz der Umsetzung

Der Katalog ließe sich sicherlich erweitern und die einzelnen Begriffe müssten individuell interpretiert werden. So würden wir die „Transparenz der Umsetzung“ so interpretieren, dass die Auftraggeber ihrer Planungspflicht pünktlich nachkommen und dass bei auftretenden Problemen schnelle sachgerechte Lösungen erfolgen, die nicht versuchen, das Problem auf den Auftragnehmer zu verlagern.

Umgekehrt muss auch der Auftragnehmer seinen vertraglichen Verpflichtungen vollständig nachkommen. Dazu gehört beispielsweise auch, dass er Engpässe in der eigenen Leistungserbringung frühzeitig transparent macht.
Ähnlich umfassend sollten auch die anderen Begriffe interpretiert werden. So muss eine Bonität nicht nur vorhanden sein, sondern die erbrachten Leistungen sollten auch zeitnah gezahlt werden.

Wir empfehlen, dass diese Kriterien bei der Annahme von Aufträgen zukünftig wieder ein stärkeres Gewicht erlangen. Eine tatsächliche Beurteilung der jeweiligen Partner ist – abgesehen von formalen Prüfungen – aber nur möglich, wenn hier Erfahrungswerte vorliegen, die sich aus der praktischen Zusammenarbeit entwickelt haben.

Wir halten daher den verstärkten Aufbau solcher Partnerschaften für ein entscheidendes Kriterium, da nur durch eine langfristige Zusammenarbeit die o. g. Kriterien praktisch erprobt werden können. Denn diese langfristigen Partnerschaften stellen für beide Seiten einen nicht zu unterschätzenden Wert dar. Ein Auftragnehmer, der regelmäßig für „seine“ Auftraggeber arbeitet, wird ein Interesse daran haben, dass er auch weiterhin Aufträge bekommt.

Umgekehrt kann sich auch der Auftraggeber darauf verlassen, dass der Auftragnehmer seine Besonderheiten kennt und diese bereits im Angebot mitberücksichtigt, währenddessen ein Dritter – als potenzieller Auftragnehmer – daraus oftmals Mehrkosten ableiten wird.

Strategische Ansätze aus Auftraggebersicht

Im Folgenden stellen wir Ansätze aus der Auftraggebersicht dar, die die Vergabe und Abwicklung der Aufträge beeinflussen sollten.

Bonität aus Auftraggebersicht

Für den Auftraggeber stellt eine Baumaßnahme in aller Regel eine bedeutende Investition dar. Neben Planungsfehlern ist sicherlich eines der größten Risiken für ihn, dass das beauftragte Unternehmen seine Arbeiten nicht zu Ende bringen kann, weil es insolvent wird. Dies löst in der Regel nicht nur Mehrkosten aus, sondern häufig kommt es in der Endphase zu „Pfusch am Bau“, sodass die Qualität nicht mehr gegeben ist.

Ein nachfolgendes Unternehmen kann daher häufig auch nicht mehr die Gewährleistung für das gesamte Gewerk übernehmen. Dies ist nicht nur unmittelbar wertmindernd, sondern führt auch zu Zusatzkosten bei der Mängelbeseitigung.

Weiterhin kommt es in solchen Situationen auch zu erheblichen Zeitverzügen bei der Gesamtfertigstellung des Bauvorhabens. Dies kann dann wiederum zu Folgekosten oder Schadenersatzansprüchen von Dritten führen.

Preisgleitklauseln

Bisher versuchte der Auftraggeber, einen Auftrag zu einem „Festpreis“ zu vergeben. Er gewann dadurch Preissicherheit für das vergebene Gewerk. Bei größeren Bauvorhaben ist eine Bauzeit von mehreren Jahren nicht ungewöhnlich. In Zeiten stabiler Preise war es für den Nachunternehmer daher auch kein Problem, eine solche Zusicherung zu geben.

In einer Zeit stark steigender Preise kann dies dazu führen, dass man entweder kein Angebot oder einen „Mondpreis“ bekommt. Oder es passiert, dass ein Preis abgegeben wird, der das heutige Preisniveau widerspiegelt, aber im Falle starker Preissteigerungen dazu führt, dass das beauftragte Unternehmen nicht mehr in der Lage ist, den Auftrag auszuführen.

Preissteigerungen: sachgerechter Interessenausgleich

Eine Möglichkeit, um zu einem sachgerechten Interessenausgleich zu kommen, wäre die Vereinbarung einer Preisgleitung, die den Deckungsbeitrag des Auftragnehmers unangetastet lässt. Hier muss ein geeigneter Index gefunden werden.

So kann man davon ausgehen, dass etwa 50% einer Handwerksleistung „Lohnleistung“ ist, die zumindest kurzfristig als stabil angesehen werden kann. Die Preissteigerungen am Beschaffungsmarkt spiegeln sich dagegen nicht immer in den Rohstoffmärkten wider. Es muss also ein (anteiliger) Preisindex gefunden werden, der eine „gerechte“ Aufteilung erlaubt.

Open-Book-Verfahren

Eine weitergehende Möglichkeit ist die gemeinsame Optimierung. Dazu muss der Auftragnehmer seine Kalkulation im sogenannten Open-Book-Verfahren offenlegen. Auftraggeber und Auftragnehmer arbeiten dann gemeinsam an der Optimierung des Preises. Dabei ist ein festgelegter Standard einzuhalten. Gleichzeitig bemühen sich beide Seiten um Einsparpotenziale. Hier geht es dann nicht mehr „nur“ um die Materialpreise, sondern gegebenenfalls auch um die technische Ausführung. Die Einsparungen werden dann nach einem festgelegten Schlüssel aufgeteilt. Eine Open-Book-Kalkulation erlaubt es den Geschäftspartnern, transparent zu agieren, Kostentreiber auszumachen und Angebote zu optimieren.

Einbindung der Lieferanten

Vielfach ist es auch für die Auftraggeberseite sinnvoll, dass die Lieferanten mit eingebunden werden. Dies kann durch frühzeitige Order des Materials und dessen Finanzierung geschehen.

Eine unserer grundlegenden Überlegungen ist, dass man auch in Zukunft miteinander Geschäfte machen will. Dies gilt auch für die eigenen Lieferanten. Die Bindung der Auftragnehmer an ihre Lieferanten ist häufig viel langfristiger, als man dies beim Bau im Verhältnis zu den Auftraggebern kennt. Oftmals bestehen hier sogar tatsächliche Partnerschaften.

Dabei kann sich auch der Lieferant des Preisdrucks nicht entziehen und versucht grundsätzlich, diesen auf seinen Kunden zu überwälzen. Gleichzeitig bestehen aber oftmals Möglichkeiten, dass Preise für ein Bauvorhaben festgeschrieben werden.

Lagerhaltung / Abrufe

In vielen Fällen wird es möglich sein, dass die Vorprodukte gekauft und in einem gesonderten Lager „verwahrt“ werden. Dies kann beim Lieferanten, dem Auftragnehmer oder auch beim Auftraggeber sein. Wichtig ist für alle Beteiligten, dass entsprechende Sicherheiten vorhanden sind.

So wäre ein Lösungsansatz, dass das Material, das verbaut werden soll, beim Lieferanten verbleibt und es bereits vom Auftraggeber bezahlt wurde. Gleichzeitig wird das „Sonderlager“ an ihn sicherungsübereignet. Damit können dann auch die Preise für einen längeren Zeitraum festgeschrieben werden. Das Lager kann natürlich auch beim Auftragnehmer geführt werden, so dass sich die Kette entsprechend verkürzt.

Strategische Ansätze für Auftragnehmer

Bonität aus Auftragnehmersicht

Bauunternehmen und Handwerksbetriebe wickeln häufig nur eine relativ geringe Zahl von Aufträgen ab. So kommt es oft vor, dass ein Einzelauftrag bis zu 30% des Jahresumsatzes beträgt. Dieser wird dann zwar über mehr als ein Kalenderjahr abgewickelt, aber es zeigt die relative Bedeutung dieser Aufträge.
Danach gibt es dann relativ große Aufträge, wo der Anteil an der Jahresgesamtleistung zwischen fünf und zehn Prozent liegt.

Diese großen Aufträge zeigen aber auch die entstehende Abhängigkeit auf Seiten des Auftragnehmers. Kommt es zu deutlichen Mehrkosten gegenüber der Kalkulation, so kann das Jahresergebnis des Gesamtunternehmens negativ werden.

Schlimmer noch ist es, wenn der Kunde insolvent wird. Hier entsteht ein Auslastungsproblem, das oftmals kurzfristig nicht ausgeglichen werden kann. Darüber hinaus bleiben Forderungen offen und das individuelle Gewerk kann auch nicht anderweitig eingebaut werden.

Alle diese Faktoren können dazu führen, dass ein gesundes Unternehmen plötzlich in eine Krise gerät.

Partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Lieferanten und Nachunternehmern

In den letzten beiden Jahren sind die Firmen am besten durch diese herausfordernden Zeiten gekommen, die mit ihren Zulieferern ein partnerschaftliches Verhältnis leben. Und zwar nicht erst, seit die Not groß ist, sondern weil ein Agieren auf Augenhöhe in deren DNA verankert ist.

Wenn Sie Lieferant wären, wen würden Sie zuerst beliefern: Den Kunden, der Sie das ganze Jahr über mit Preisanfragen bombardiert, aber nur bei Ihnen kauft, wenn er sonst nichts bekommt? Oder den Kunden, der regelmäßig bei Ihnen ordert, auch wenn Sie mal nicht der Günstigste sind, weil er Ihren Service und Ihre Zuverlässigkeit schätzt?

Die Antwort dürfte auf der Hand liegen: Gerade in diesen Zeiten wird partnerschaftliches Verhalten in der Vergangenheit belohnt – und zumindest das ist eine gute Nachricht!

Frühzeitige Bedarfsplatzierung bei Lieferanten

Welche weiteren Möglichkeiten bieten sich dem Auftragnehmer, um die Leistung, die er seinem Kunden schuldet, vertragskonform und betriebswirtschaftlich erfolgreich erbringen zu können?
Die Materialien und Leistungen, die für die Vertragserfüllung benötigt werden, können zeitnah bei den Zulieferern platziert werden, und zwar auf zwei Arten:

1. Sobald der Auftrag im Haus ist, startet man mit Preisanfragen und kauft das, was benötigt wird, sofort ein. Leider wird in der Praxis meist nicht so vorausschauend agiert, sondern es wird viel kurzfristiger bestellt, nämlich dann, wenn die Produkte und/oder Leistungen unmittelbar benötigt werden. Dann ist großes Lamentieren angesagt, wenn die Bedarfe nicht gedeckt werden können.
2. Bevor der Auftrag im Haus ist, startet der umsichtige und vorsichtige Auftragnehmer bereits mit Vorverträgen für besonders kritische und/oder für besonders volumenträchtige oder ergebniswirksame Produkte und Leistungen. In der Regel gibt es sogenannte Schlüsselgewerke, wie Rohbau, Fassade oder Haustechnik im SF-Bau. Diese Gewerke sind für Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheidend! Die Verfügbarkeit dieser Firmen sichert man sich am besten, indem man einen Vorvertrag über die Leistungen abschließt, wobei die darin vereinbarten Konditionen im Auftragsfall bindend sind.

Viele Akteure in der Baubranche hielten diese Vorgehensweise in der Vergangenheit für nicht erforderlich. Der Grund ist, dass es in den zurückliegenden Dekaden einen Angebotsüberhang gegeben hat und diese Situation für Preisverhandlungen gerne genutzt wurde. Man könnte aufgrund des Handelns einiger Kollegen glauben, dass es noch Dekaden dauert, bis sie realisiert haben, dass wir seit mindestens zwei Jahren in einem Verkäufermarkt leben.

Einbindung der Nachunternehmer in die Angebotskalkulation

Dem Bauvertrag liegt immer eine Ausführungszeit zugrunde. Bei Vertragsabschluss hat der Auftragnehmer die Möglichkeit, wie oben beschrieben, benötigte Materialien jetzt zu den aktuellen Lieferpreisen zu bestellen. Damit kann er das Risiko von Materialpreissteigerungen weitestgehend eliminieren.
Für den Zeitraum zwischen Angebotsabgabe und Vertragsabschluss, also während der Angebotsbindefrist, kann er sich mit Vorverträgen absichern. Denn werden die Produkte und Leistungen nicht rechtzeitig geordert, trägt er das Risiko einer später eintretenden Preiserhöhung.
Eine Möglichkeit, die noch weiter in die Vergangenheit reicht, ist die Einbindung der Nachunternehmer in die Angebotskalkulation. Für die schon erwähnten Schlüsselgewerke und für riskante oder volumenträchtige Projekte bietet sich diese Vorgehensweise an. Denn das Angebot, welches man selbst als Auftragnehmer an seinen Kunden abgibt, ist durch NU-Angebote gedeckt. Die Gefahr, dass man im Auftragsfall nicht leisten kann, ist deutlich reduziert.
Um diese Möglichkeiten zu nutzen, ist ein gewisses strategisches Vorgehen unabdingbar. Marktteilnehmer, die so agieren und langfristig planen, sind im derzeitigen Marktumfeld deutlich im Vorteil. Diese Firmen konfrontieren in diesen herausfordernden Zeiten ihre Auftraggeber auch nicht mit dem Argument „Wegfall der Geschäftsgrundlage“ nach § 313 BGB, was aktuell gerne genutzt wird, weil die Preiskalkulation auf anderen Annahmen beruhte und die Preisentwicklung nicht vorhersehbar war.

Fazit

Die Marktpreissteigerungen stellen sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer, insbesondere im Baugewerbe, vor enorme Herausforderungen. Man wird dem letztlich nur mit größerer Transparenz, frühzeitiger Kommunikation und partnerschaftlichem Verhalten erfolgreich begegnen können. Im Falle von Materialpreissteigerungen kann zum Zweck der gemeinsamen Optimierung die Kalkulation im Open-Book Verfahren bzw. anhand einer Open-Book Kalkulation offengelegt werden. Weiterhin werden u. E. die Unternehmen erfolgreich sein, die aktiv die vorhandenen Instrumente zur (gegenseitigen) Absicherung einsetzen werden.

Autoren: Werner Broeckmann, Dieter Rettner