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Virtuelle Fachtagung überrascht mit innovativen Formaten

Rückschau auf den Herbstkongress 2020

“Ohne Digitalisierung ist alles nichts” – Das Motto des diesjährigen Herbst Kongresses des Bundesverbandes “Die KMU-Berater” hätte nicht weiser gewählt werden können. Denn: Zum ersten Mal in der Geschichte des Verbandes zwang das aktuelle Corona-Geschehen den Vorstand dazu, den Herbstkongress online stattfinden zu lassen.

Online-Herbstkongress 2020 mit der Eventplattform Hopin

Die Herausforderung dabei war einerseits, Distanz und Abstand zu wahren, und andererseits, einen digitalen Raum zu schaffen, der Nähe und Austausch für die Mitglieder und Gäste möglich machte. Eine sehr gute Vorbereitung und Planung bis ins Detail trugen zum Gelingen des zweitägigen Online-Herbstkongresses bei, der unterm Strich sehr viel Lob und Begeisterung seitens der Teilnehmerinnen und Teilnehmer erhielt.

Computer, Headset und Kaffee

Acht Uhr morgens. Der Computer ist an, das Headset griffbereit: Dass die Teilnahme an einem Kongress der KMU-Berater einmal erfordern würde, lediglich ein Browserfenster zu öffnen, sich auf einer digitalen Eventplattform einzuloggen und “Join in” zu klicken, hätte wohl vor einem Jahr niemand für möglich gehalten. “Online Kongresse können funktionieren” schreibt ein Verbandsmitglied am Ende der Veranstaltung und: “Es ist eine ganze Tagung im Netz möglich.” – aber der Reihe nach:

Fotos von Christoph Blom und Steffi Lange

Persönliche Begegnungen im Fokus

Normalerweise leben die zweimal jährlich stattfindenden Fachtagungen stark von den persönlichen Begegnungen und dem entstehenden Teamgefühl vor Ort – nur, was ist in diesen Corona-Zeiten schon normal? Dem Orga-Team rund um Anna-Lisa Selter war es darum besonders wichtig, den Ticketinhaberinnen und Ticketinhabern ein ansprechendes Programm auf einer digitalen Plattform zu bieten, die in Sachen Erlebnis und den Möglichkeiten zum Netzwerken einem analogen Event nahe kommen kann.

Schulungen vorab unerlässlich

Dank Digitalisierung ist das heute möglich und abbildbar: Vor rund fünf bis zehn Jahren hätte die digitale Eventplattform Hopin wohl gefehlt, um den Organisatoren die Chance zu bieten, zwei abwechslungsreiche Tage für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu planen und online zu bringen. Wer nun meinte, ein Tool zu buchen und einfach loszulegen, der war im Irrtum: Alle Hauptakteure und die Teilnehmer selbst erhielten im Vorfeld Schulungen und durften dort in die Technik und Funktionen der mächtigen Eventplattform eingeführt werden.

Von links: Joachim Berendt, Reinhard Karger

Neue Impulse durch spannende Fachvorträge

Einen Schwerpunkt bildeten auch in diesem Jahr die spannenden Fachvorträge, die den Beratern und Beraterinnen des KMU-Netzwerkes zur Weiterentwicklung, Neuorientierung und dem Wissenstransfer dienten – diesmal kamen die Inhalte von der gestreamten Hopin-Bühne direkt auf den heimischen PC. Verbandsmitglieder bestätigten in der Fazit Runde mehrfach, sie hätten “ganz viel Anregung” und “viele neue Impulse für die eigene Arbeit” mitgenommen – und das alles “in einem neuen Medium, was Spaß macht”…

Teil des Überraschungspakets

Warm-up Chat: Sitzball bereit?

Die zweitägige Fachtagung startete im übrigen ganz ungewöhnlich am Freitagmorgen, mit der aufkommenden Diskussion im Warm-Up Chat, wer bereits seinen Sitzball aufgepumpt hätte?!

Ein Überraschungspaket war als Ausrüstungskit der digitalen Konferenz an alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer im Vorfeld versendet worden und erwies sich jetzt als gute “Offline Klammer”: Das Paket versüßte den Online-Tag mit Snacks, Kopfhörern, einem ergonomischen Sitzball, Café-Date-Karten fürs analoge Netzwerken nach der Konferenz und einer guten Flasche Wein zum geplanten Anstoßen am ersten Eventabend.

Überraschungspaket verbindet online und offline

Man solle “online und offline kombinieren und beide Welten zusammendenken” – mit diesem “Schmankerl” gelang es dem Orga-Team, die Verbandsmitglieder auch analog zu entzücken und einen kleinen Trost zum “nicht-in-echt-Treffen-können” zu ermöglichen.

Begrüßung des Vorstandsvorsitzenden Joachim Berendt

Keynote “Besondere Zeiten – KI für den Menschen”

Um 9:00 Uhr begrüßte Vorstandsvorsitzender Joachim Berendt die Teilnehmerinnen und Teilnehmer dann endlich zum Start in diese zwei Kongresstage auf der Hauptbühne mit seiner Eröffnungsrede. Nach einer herzlichen Auftaktrede übergab Herr Berendt an den Referenten Reinhard Karger, Unternehmenssprecher Deutsches Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz DFKI, und seiner Eröffnungs-Keynote “Besondere Zeiten – KI für den Menschen”.

Keynote Reinhard Karger

Herr Karger gab seinem Publikum spannende Einblicke in den aktuellen Stand der künstlichen Intelligenz und die nicht zu bremsende Weiterentwicklung der KI. Die Qualität der Vorträge wurde indes während der gesamten Konferenz durchweg gelobt: “Viel neues Wissen über die Digitalisierung” hieß es im globalen Event Chat und “Anregungen für Veränderungen”.

Spaziergang durch die Fach- und Regionalgruppen

Der Einladung zu einem einstündigen, virtuellen Spaziergang durch die Regional- und Fachgruppen wurde in digitalen Session-Räumen in Hopin abgebildet. Auf diese Weise konnten die Usern eine Stunde lang in die verschiedenen Gruppen hineinschnuppern und die Fachgruppenleiter persönlich kennenlernen, sich am Austausch im Raum beteiligen oder einfach nur zuhören.

Session-Räume mit vielen Möglichkeiten

Praktisch: Hopin bietet dafür unbegrenzt viele virtuelle Session-Räume, in die nicht nur “hineingehoppt” (“to hop in”) werden kann. Die Teilnehmer können auch zwischen den Session-Räumen mit nur einem Mausklick beliebig hin- und herwechseln und in einem Session-Raum mit eigenem Videobild und Ton live teilnehmen.

Quelle: Prof. Dr. Volker Nissen

Vortrag “Digitale Unternehmensberatung”

Nach einer ersten kurzen Pause folgte der zweite Vortrag des Tages auf der Hauptbühne mit Redner Prof. Dr. Volker Nissen, TU Ilmenau, Institut für Wirtschaftsinformatik mit dem Titel „Digitale Unternehmensberatung – Hintergrund, Strategien und Beispiele der Virtualisierung von Beratungsleistungen“.

Der Vortrag zeigte ein breites Spektrum der Möglichkeiten von virtuellen Beratungsleistungen auf. Dieser Impuls regte mit sehr vielen fachlich hervorragenden Inhalten die Beraterinnen und Berater an, ihre Arbeitsweise zu überprüfen, um diese digitaler aufzustellen.

Die vier BarCamp-Sessions

Das virtuelle BarCamp – spannend und gut besucht

Danach wartete bereits das digitale BarCamp auf die Teilnehmer und Teilnehmerinnen des Herbstkongresses. Im Vorfeld wurden dafür acht Themen von KMU-Berater/innen eingereicht, die jetzt auf der Bühne durch die Barcamp-Teilgeber der Reihe nach vorgestellt wurden.

Das BarCamp ist ein ganz neues Format für den Kongress: Ob Fachvortrag, Austausch und Diskussion zu einem Thema oder das Lösen eines Problems im Kreise der anderen KMU-Beratern – das BarCamp sollte dafür einen neuen Raum bieten.

Die Session-Räume der BarCamp-Themen (oben)

Per digitaler Stichwahl wurden die Sessions „Beraterausbildung und -weiterbildung” von Dr Hartmut Meyer, „Verantwortung des Beraters beim Scheitern“ von Dr. Uwe Kirst, “Kaltaquise” von Hans-Joachim Karst und “Recruiting” von Andreas Müller ausgewählt und durchgeführt. Jedes Thema bekam einen eigenen Session-Raum und die Teilgeber diskutierten 45 Minuten lang mit den Gästen des jeweiligen Session-Raumes.

Speeddating nach dem Zufallsprinzip

„Auge in Auge mit den Kolleg/-innen“ – diesmal ganz digital aber nicht minder interessant: Besonderes Highlight und absoluter Favorit war das diesjährige Netzwerken – bekannt als Speed-Dating, dass für die Vernetzung und das Proben des Elevator Pitches dienen darf.

Speeddating mal anders als gewohnt

Die Eventplattform Hopin bietet dafür eigens eine Netzwerkfunktion, in der zwei Personen per Zufallsprinzip zugeordnet werden und sich für drei Minuten kennenlernen können. Die direkte Vernetzung kann dann via LinkedIn oder Austausch der digitalen Visitenkarte erfolgen. Voll digital also.

Hopin merkt sich sogar, mit wem bereits genetzwerkt wurde, so dass über die zwei Tage verteilt immer wieder neue Personen zusammenfanden, bis jeder jeden getroffen hatte. Diese Funktion war bei den Teilnehmern so beliebt, dass sie auch am zweiten Kongresstag nochmal für eine halbe Stunde zusätzlich eingesetzt wurde und unter dem Strich für fast 200 Matches sorgte.

“Virtuelles Anstoßen”

„Zum Wohle und auf den Verband“

Der Tag wurde mit der Vorstellungsrunde der Neuen und Gäste beim Anstoßen mit dem zuvor versendeten Wein im WorldCafé abschließend gefeiert. Die rund 90 Teilnehmerinnen und Teilnehmer ließen den Abend gemeinsam beim offenen Netzwerken in einem Session-Raum mit Open End ausklingen.

Virtuelle Routine am zweiten Tag

Am Samstag folgte der zweite Tag des Herbstkongresses. Spätestens heute waren alle digitalen Berührungsängste vor der neuen Plattform abgebaut worden. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer bewegten sich immer sicherer und selbstverständlicher in der zuvor noch neuen und ungewohnten digitalen Umgebung.

“Das SIE verschwindet, das kollegiale DU kommt”

Man habe nun “weniger Angst vor virtuellen Formaten” hieß es in einem Feedbackkommentar zum Abschluss und: “das SIE verschwindet, das kollegiale DU kommt” – virtuell und digital trugen offensichtlich dazu bei, alles etwas lockerer, moderner, jünger zu gestalten und sich auch so zu fühlen.

Expertenvortrag Reimar Kosack

Reimar Kosack: “New Work – Wie kann die Zukunft der Arbeit aussehen?”

Der Expertenvortrag auf der Hauptbühne von Reimar Kosack – Vordenker, Impulsgeber und Wegbereiter einer neuen und digitalen Denke in Unternehmen – bekam ebenfalls sehr viel Lob und Zuspruch in den Chat-Kommentaren. Der Titel und Inhalt “New Work – wie kann die Zukunft der Arbeit aussehen?” brachte auf den Punkt, was aktuell in Unternehmen der “Need” ist, um neues Arbeiten zu ermöglichen und die eigenen digitalen Kompetenzen zu steigern. “New-Work-Fachgruppe erwünscht” und “Lust auf Weiterentwicklung und Veränderung” unterstrich dazu das zustimmende Feedback in den Abschlusskommentaren.

Workshop von Annabell Pehlivan

Zwei Workshops zur Auswahl

Auf der Hauptbühne folgte nun der Workshop “Geschäftsmodell-Innovationen mit dem St.Gallen Business Model Navigator” von Annabell Pehlivan, die für Innovationsmanagement, Business Modeling, Transformation und Turnaround steht. Pehlivan erläuterte anschaulich und anhand vieler Praxisbeispiele, wie Innovationen in der Krise entstehen und vorangetrieben werden können.

Parallel dazu bot Dr. Hartmut Meyer in einer digitalen Session die “Vorstellung der Weiterbildung im Verband” an. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer konnten auch hier frei entscheiden, wohin sie sich auf der digitalen Eventplattform bewegen wollten und nahmen die Angebote zahlreich an.

Netzwerken im WorldCafé

Die Pause wurde erneut für die beliebte Netzwerkfunktion des Speeddatings genutzt, die irgendwann dann endlich doch “durchgespielt” war und die berechtigte Frage aufkommen ließ, ob kaputt oder man nun wirklich jeden einmal für drei Minuten getroffen hätte.

Keynote Dr. Jürgen Lieske

Dr. Jürgen Lieske: “Optimal durch Stürme surfen”

Kurz vor der Mittagszeit und dem Abschluss wartete noch eine Keynote auf der Hauptbühne auf die Teilnehmerinnen und Teilnehmer des Herbstkongresses. Dr. Jürgen Lieske von Smooth Exit – der für die Beratung von Trennungskultur, nachhaltigem Placement und bereicherndem Employer Branding steht, sorgte für ein Synapsen-Feuerwerk mit seinem Titel “Optimal durch Stürme surfen – wie Unternehmen das Beste aus Krisen machen können”. Sein Inhalt sorgte für eine Punktlandung zum aktuellen Zeitgeschehen und dem Wissensbedürfnis der Beraterinnen und Berater in Zeiten der Corona Krise.

Bildschirmausschnitt der Online-Menti-Abfrage

Positives Feedback der Teilnehmer

Das Feedback der Abschlussrunde war fast durchweg positiv. Niemand hätte erwartet, digital ein solches Erlebnis abgebildet zu bekommen. “Mein Respekt den Machern dieser Tagung” und “Wiederholung zwingend erforderlich” – mit diesen Statements in der Feedbackrunde unterstrichen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer den Erfolg des Tages.

Miro-Pinnwand und -Projektboard während des Herbstkongress 2020

Digitale Pinnwand und virtuelle Marktplatzstände

Das soviele Möglichkeiten mit digitalen Tools und der mächtigen Eventplattform abgebildet werden konnten, überraschte dann doch den Großteil der Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Sogar eine digitale Pinnwand und Projektbörse bot via Miro die Möglichkeit, sich zu Projekten auszutauschen oder ein “auf der Suche nach” an andere Verbandsmitglieder und die Gäste zu adressieren.

Hopin bot zusätzlich Raum für die sechs Aussteller und Sponsoren ABS Factoring, NBW Verlag, Pistorius GmbH, Finanzierung.com, HMD und DFKP, die ihre Stände ebenfalls in digitalen Ausstellungs-Räumen aktivieren und sich am Netzwerken und dem Programm beteiligten konnten.

Fazit

Natürlich freuen sich alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer wieder auf reale Live-Treffen. Der Mensch steht schließlich bei den Beratern im Mittelpunkt. Mit der Eventplattform ist es aber gelungen, das Beste aus der Situation zu machen, neue digitale Möglichkeiten zu nutzen und damit eine innovativen Blick in Richtung digitale Eventplattformen und Treffen in Coronazeiten zu werfen – für die Berater des Verbandes ein Erlebnis, dass digitale Hürden abbaut und neue Räume und Perspektiven ermöglicht hat. Gerne im Frühjahr wieder live – wenn es denn die Corona Krise zulässt. Ansonsten gilt: Ohne Digitalisierung ist “fast” alles nichts.

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