Was Unternehmen zur E-Rechnung ab 2025 wissen müssen
Die Zeit für elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) ist gekommen! Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Diese Regelung ist Teil des Wachstumschancengesetzes, das im März 2024 verabschiedet wurde.
Deutschland folgt somit dem Beispiel anderer EU-Länder, um den Geschäftsverkehr zu digitalisieren und transparenter zu gestalten. Langfristig soll die E-Rechnung auch Grundlage für ein elektronisches Meldesystem zur Umsatzsteuer werden.
Ab 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können und sofern sie Aufträge über 1.000 Euro an öffentliche Auftraggeber fakturieren, auch stellen können. Das bedeutet für viele Unternehmen eine Umstellung, insbesondere in Bezug auf die technischen Anforderungen. Künftig soll die E-Rechnungs-Pflicht weiter ausgeweitete werden, ein genauer Zeitplan muss noch definiert werden.
Technische Anforderungen und Übergangsfristen bis 2028
Die E-Rechnung muss dabei in einem strukturierten elektronischen Format, wie beispielsweise XRechnung, übermittelt werden, das eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht. Bis Ende 2027 gelten noch Ausnahmeregelungen, doch ab 2028 sind alle inländischen Unternehmen zur Einhaltung dieser neuen Vorschriften verpflichtet. Für bestimmte Anwendungsfälle ist die Ausstellung einer E-Rechnung nicht verpflichtend. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrausweise können weiterhin in Papierform oder als sonstige elektronische Formate übermittelt werden. Ebenfalls ausgenommen sind Rechnungen über steuerfreie Leistungen gemäß § 4 Nummer 8 bis 29 UStG.
Alle Unternehmen sollten sich daher schon jetzt mit dieser Regelung auseinandersetzen und den Anbieter ihrer Buchhaltungssoftware oder ihres ERPs ansprechen.
Die E-Rechnung-Pflicht 2025: Wer ist betroffen?
Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die E-Rechnung-Pflicht in Kraft. Diese Regelung betrifft Unternehmen jeder Größe, die Rechnungen an Geschäftskunden (B2B) und öffentliche Auftraggeber (B2G) stellen. Die elektronische Rechnung, die den Anforderungen der EU-Richtlinie entspricht, wird dann obligatorisch sein. Besonders kleinere Unternehmen und Selbstständige müssen sich frühzeitig auf diese Umstellung vorbereiten, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden und Sanktionen zu vermeiden. Die E-Rechnung-Pflicht 2025 ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung und Vereinfachung der Buchhaltungsprozesse.
E-Rechnung-Pflicht für Kleinunternehmer: Was ändert sich?
Auch Kleinunternehmer, die bisher oft von steuerlichen Pflichten entlastet waren, sind von der E-Rechnung-Pflicht 2025 nicht ausgenommen. Für sie bedeutet dies eine grundlegende Veränderung in der Art und Weise, wie Rechnungen erstellt und verarbeitet werden. Im Gegensatz zu traditionellen Papier- oder PDF-Rechnungen muss die elektronische Rechnung bestimmten technischen Standards wie XRechnung oder ZUGFeRD entsprechen. Dies stellt eine Herausforderung für viele Kleinunternehmer dar, da sie ihre bestehenden Buchhaltungsprozesse entsprechend anpassen müssen. Trotzdem bringt die E-Rechnung-Pflicht für Kleinunternehmer langfristig Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen.
E-Rechnung erstellen: Die richtige Software wählen
Um eine E-Rechnung zu erstellen, benötigen Unternehmen eine geeignete Software, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Viele Buchhaltungsprogramme bieten bereits Lösungen an, die es ermöglichen, E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD zu erstellen und zu versenden. Es ist wichtig, frühzeitig eine solche Software zu implementieren und alle Prozesse entsprechend anzupassen. Neben der Erstellung müssen Unternehmen auch sicherstellen, dass die E-Rechnungen digital archiviert werden, um den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden. Eine gut gewählte Software vereinfacht nicht nur die Umstellung auf die E-Rechnung, sondern optimiert auch langfristig die gesamten Rechnungsprozesse.
Vorteile der E-Rechnung für Kleinunternehmer
Die Einführung der E-Rechnung bringt nicht nur Pflichten, sondern auch zahlreiche Vorteile, insbesondere für Kleinunternehmer. Durch die Automatisierung der Rechnungsstellung und -verarbeitung lassen sich Fehler minimieren und die Buchhaltung effizienter gestalten. Zudem können Zahlungen schneller abgewickelt werden, was zu einer verbesserten Liquidität führt. Langfristig spart die E-Rechnung sowohl Zeit als auch Kosten, da Papierverbrauch und Postversand entfallen. Kleinunternehmer sollten die E-Rechnung-Pflicht 2025 als Chance zur Digitalisierung und Modernisierung ihrer Geschäftsprozesse betrachten.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine digitale Rechnung, die in einem strukturierten Format erstellt wird und den Anforderungen der EU-Richtlinie entspricht. Im Gegensatz zu PDF- oder Papier-Rechnungen enthält die E-Rechnung standardisierte Datenformate wie XRechnung oder ZUGFeRD, die es ermöglichen, Rechnungen automatisch zu verarbeiten. Diese Art der Rechnungsstellung verbessert die Effizienz, reduziert Fehler und spart Zeit und Kosten. E-Rechnungen müssen elektronisch übermittelt und archiviert werden, um rechtlichen Anforderungen zu entsprechen. Ab 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland für Unternehmen verpflichtend sein.