Vertrauen statt Kontrolle – der notwendige Paradigmenwechsel beim Bürokratieabbau
Bürokratie ist zu einem der großen Schlagworte der wirtschaftspolitischen Diskussion in Deutschland geworden. Kaum eine Debatte über die Wettbewerbsfähigkeit des Standorts kommt ohne die Forderung nach Bürokratieabbau aus. Doch ist die wachsende Bürokratie tatsächlich das eigentliche Problem? Oder verdeckt die Diskussion möglicherweise eine tieferliegende Frage: Welches Verhältnis haben wir in Deutschland eigentlich zum Unternehmertum?
Bürokratie ist zunächst nichts Negatives. Ein funktionierender Rechtsstaat braucht Regeln, Verfahren und klare Zuständigkeiten. Gerade international wird Deutschland mit Eigenschaften verbunden, die über Jahrzehnte eine wesentliche Grundlage unseres wirtschaftlichen Erfolgs waren: Verlässlichkeit, Stabilität, Rechtssicherheit, Transparenz und Planbarkeit. Wer investiert, braucht verlässliche Rahmenbedingungen. Wer Verträge schließt, muss darauf vertrauen können, dass sie Bestand haben und durchsetzbar sind.
Das Problem ist daher nicht die Bürokratie an sich. Problematisch wird sie dort, wo aus Verlässlichkeit Kontrolle, aus Kontrolle Misstrauen und aus Misstrauen eine immer neue Dokumentationspflicht entsteht. Wenn wir über Bürokratieabbau sprechen, sollten wir deshalb nicht nur über weniger Formulare, kürzere Aufbewahrungsfristen oder digitale Verwaltungsverfahren diskutieren. Wir müssen grundsätzlicher fragen: Wie viel Eigenverantwortung und gesunden Menschenverstand trauen wir Unternehmerinnen und Unternehmern eigentlich noch zu?
In vielen Bereichen des wirtschaftlichen Lebens entsteht der Eindruck, unternehmerisches Handeln müsse zunächst kontrolliert und dokumentiert werden. Der Unternehmer könnte Steuern hinterziehen, Mindestlöhne umgehen, Arbeitszeiten falsch erfassen, Umweltauflagen missachten oder Fördermittel zweckwidrig einsetzen. Die Konsequenz lautet fast immer: dokumentieren, nachweisen, bestätigen und kontrollieren.
Besonders spürbar wird dies bei Handwerksbetrieben, Gastronomen, Einzelhändlern, kleinen Dienstleistungsunternehmen und Freiberuflern. Gerade weil ihre Geschäftsmodelle vergleichsweise überschaubar sind, lassen sich dort Kontrollmechanismen leicht implementieren: Arbeitszeiterfassung, Kassendokumentation, Aufbewahrungspflichten, steuerliche Nachweise oder Dokumentationspflichten gegenüber Auftraggebern.
Hinzu kommt ein zweiter Effekt. Kleine Unternehmen bekommen zunehmend Pflichten übertragen, die sie gesetzlich teilweise gar nicht unmittelbar betreffen. Große Auftraggeber sichern sich gegenüber Haftungs- und Compliance-Risiken ab und reichen entsprechende Anforderungen entlang ihrer Lieferketten weiter. Aus einer gesetzlichen Dokumentationspflicht eines Großunternehmens werden damit schnell mehrere Fragebögen für seine mittelständischen Zulieferer.
Das Ergebnis ist ein System, in dem Unternehmer immer mehr Zeit darauf verwenden, nachzuweisen, dass sie ordnungsgemäß handeln, statt sich mit Kunden, Innovationen, Investitionen oder der Weiterentwicklung ihres Geschäftsmodells zu beschäftigen.
Die Dimension ist inzwischen erheblich. Nach dem Gutachten des Instituts der deutschen Wirtschaft umfassen allein die administrativen Berichts- und Dokumentationspflichten der Bundesgesetzgebung rund 100.000 Einzelbestimmungen. Die daraus resultierenden laufenden Kosten für die deutsche Wirtschaft werden auf etwa 64 Milliarden Euro jährlich beziffert. EU-Verordnungen, Landes- und Kommunalrecht sowie wesentliche Teile des Erfüllungs- und Umstellungsaufwandes sind darin noch nicht vollständig enthalten.
Mindestens ebenso bemerkenswert ist die Wahrnehmung der Unternehmen. Im IW-Zukunftspanel erklärten im Herbst 2025 55 Prozent der Unternehmen, ihr Bürokratieaufwand sei in den vergangenen drei Jahren spürbar gestiegen. Weitere 25 Prozent nahmen zumindest einen gewissen Anstieg wahr. Damit berichten vier von fünf Unternehmen von einer zunehmenden Belastung. Fast jedes fünfte Unternehmen musste sogar zusätzliche Stellen schaffen, um den bürokratischen Anforderungen gerecht zu werden. Interessant in der Studie ist jedoch auch die Aussagen zur Wahrnehmung einer gestiegenen Bürokratiebelastung. Hier gaben 92,2% der Befragen an, dass sie einen starken Anstieg vernehmen.
Das ist volkswirtschaftlich deshalb problematisch, weil diese Arbeitskraft an anderer Stelle fehlt. Zwischen 2022 und 2025 wurden nach den vorliegenden Untersuchungen rund 325.000 zusätzliche Vollzeitäquivalente für die Bewältigung staatlicher Bürokratie benötigt. Besonders betroffen sind kleinere Unternehmen.
Und genau dort wird Bürokratie schnell zur Wachstumsbremse. Ein Konzern kann eine Compliance-Abteilung aufbauen. Ein Handwerksmeister, Gastronom oder kleiner Dienstleister erledigt die Dokumentation dagegen häufig selbst – nach Feierabend. Die Stunde, die er mit einem Nachweis verbringt, fehlt für einen Kunden, eine Investitionsentscheidung, die Digitalisierung seines Betriebes oder die Entwicklung einer neuen Geschäftsidee.
Bürokratiekosten dürfen deshalb nicht nur in Euro gemessen werden. Wir müssen auch über Opportunitätskostensprechen: Was hätten Unternehmer mit dieser Zeit stattdessen tun können?
Interessanterweise zeigt uns die Unternehmensforschung, dass ein Gegenmodell funktioniert: Vertrauen ist auch ein ökonomischer Faktor. Die aktuelle Studie der Stiftung Familienunternehmen stellt Vertrauen als einen wesentlichen Erfolgsfaktor heraus. Gerade Familienunternehmen profitieren von persönlichen Beziehungen, kurzen Entscheidungswegen und weniger formalisierten Kontrollmechanismen. Vertrauen kann Kontroll- und Transaktionskosten reduzieren und gleichzeitig Motivation, Zusammenarbeit und Umsetzungsgeschwindigkeit fördern.
Warum sollte ein Prinzip, das innerhalb erfolgreicher Unternehmen funktioniert, nicht stärker auch zum Leitbild staatlicher Regulierung werden? Vertrauen statt Kontrolle bedeutet dabei keineswegs Kontrolle abzuschaffen.
Steuerbetrug, Schwarzarbeit, Verstöße gegen Arbeitnehmerrechte oder missbräuchlich verwendete Fördermittel müssen verfolgt werden. Aber daraus darf nicht die Annahme entstehen, jedes Unternehmen sei zunächst ein potenzieller Regelverletzer, der seine ordnungsgemäße Tätigkeit permanent durch Dokumentationen beweisen muss.
Wir benötigen vielmehr einen risikoorientierten Regulierungsansatz. Nicht die Frage „Was könnte theoretisch alles passieren?“ sollte Ausgangspunkt einer Regulierung sein, sondern: Welches konkrete Risiko wollen wir verhindern, wie wahrscheinlich ist es und welcher Kontrollaufwand ist dafür angemessen? Das wäre ein wirklicher Paradigmenwechsel.
Dabei sollten wir uns auch von der Vorstellung verabschieden, Digitalisierung und Künstliche Intelligenz könnten das Bürokratieproblem allein lösen. Natürlich braucht Deutschland eine leistungsfähige digitale Verwaltung. Moderne Register, digitale Identitäten und insbesondere das Once-Only-Prinzip – also Daten nur einmal gegenüber dem Staat angeben zu müssen – besitzen erhebliche Entlastungspotenziale. Aber eine schlechte Regel wird nicht dadurch besser, dass wir sie digitalisieren.
Ein alltägliches Beispiel verdeutlicht die Denkweise: Das Bahnticket wird digital gekauft, die BahnCard befindet sich auf dem Smartphone und das Zugpersonal kontrolliert mit einem digitalen Gerät. Trotzdem kann zusätzlich ein Personalausweis erforderlich sein, um auszuschließen, dass jemand die digitale BahnCard einer anderen Person verwendet. Alles ist digital – nur die dahinterliegende Kontrolllogik bleibt unverändert.
Ähnliches erleben Unternehmen mit Authentifizierungsverfahren, unterschiedlichen Portalen, Passwörtern und Sicherheitsstufen. Digitalisierung kann Bürokratie reduzieren. Sie kann aber ebenso eine zusätzliche digitale Bürokratieschicht erzeugen. KI kann künftig vielleicht ein kompliziertes Formular automatisch ausfüllen. Die intelligentere Frage wäre jedoch, ob dieses Formular oder der Bericht überhaupt notwendig ist.
Eine weitere Dimension kommt aus Europa. CSRD, Lieferkettenregulierung, Taxonomie, Datenschutz, Entwaldungsverordnung oder KI-Regulierung schaffen umfangreiche Anforderungen. Dabei hilft es dem Mittelstand nur bedingt, wenn KMU formal von einzelnen Vorschriften ausgenommen werden. Große Unternehmen geben ihre Informations- und Nachweispflichten aufgrund eigener Compliance- und Haftungsanforderungen an Zulieferer weiter. Der mittelständische Betrieb beantwortet dann trotzdem Fragebögen, liefert Nachhaltigkeitsinformationen und unterzeichnet zusätzliche Erklärungen.
Aus einer Regulierung für Großunternehmen wird mittelbar eine Regulierung für den Mittelstand. Hinzu kommt das sogenannte Goldplating. Europäische Vorgaben werden in Deutschland teilweise nicht nur umgesetzt, sondern durch nationale Anforderungen ergänzt oder vorhandene Vereinfachungsmöglichkeiten nicht konsequent genutzt.
Es wäre allerdings zu einfach, die Verantwortung allein nach Brüssel zu schieben. Auch Bund, Länder und Kommunen produzieren Bürokratie. Gerade dieses Zusammenspiel verschiedener Ebenen macht das System für Unternehmen zunehmend schwer durchschaubar.
Positiv ist, dass die Politik inzwischen reagiert. Die Bundesregierung verfolgt mit ihrer Modernisierungsagenda das Ziel, die Bürokratiekosten der Wirtschaft um 25 Prozent beziehungsweise rund 16 Milliarden Euro und den Erfüllungsaufwand um mindestens weitere zehn Milliarden Euro zu reduzieren. Bereits beschlossene Maßnahmen sollen jährliche Entlastungen in Milliardenhöhe erreichen (Deutscher Bundestag, 21/2730)
Auch die Europäische Union will Berichtspflichten reduzieren. Für Unternehmen wird eine Entlastung um mindestens 25 Prozent, für KMU sogar um mindestens 35 Prozent bis 2030 angestrebt. Diese Initiativen sind ausdrücklich zu begrüßen.
Entscheidend darf aber nicht sein, welche Entlastung auf dem Papier errechnet wird. Entscheidend ist, was davon am Montagmorgen im Betrieb ankommt.
Denn gleichzeitig entstehen neue Gesetze, neue Nachweise und neue Dokumentationspflichten. Genau deshalb kann statistisch Bürokratie abgebaut werden, während Unternehmer subjektiv – und teilweise auch objektiv – das Gegenteil erleben.
Ein gutes Beispiel hierfür sind staatliche Förderprogramme. Nehmen wir die Beratungsförderung für kleine und mittlere Unternehmen. Ihr eigentliches Ziel ist sinnvoll: Externes Wissen soll in Unternehmen gebracht, Veränderungsprozesse unterstützt und die Wettbewerbsfähigkeit des Mittelstands verbessert werden.
Wenn aber für die Inanspruchnahme einer solchen Förderung immer neue Fragebögen, Beratungsberichte, Bestätigungen, Identifikationsnachweise und steuerliche Daten erforderlich werden, besteht die Gefahr, dass irgendwann die Verwaltung des Förderprogramms wichtiger wird als dessen eigentlicher Zweck. Der Kern einer Beratungsförderung ist Wissenstransfer und nicht Dokumentenproduktion.
Gerade Förderprogramme sollten deshalb regelmäßig einem Praxischeck unterzogen werden: Was braucht es tatsächlich, um Missbrauch zu verhindern – und was ist lediglich historisch gewachsener Verwaltungsaufwand?
Ein wirkungsvoller Bürokratieabbau braucht deshalb mehr als ein weiteres Bürokratieentlastungsgesetz. Er benötigt einige grundsätzliche Veränderungen.
Erstens: Regulierung muss stärker vom tatsächlichen Risiko ausgehen. Nicht jedes theoretisch denkbare Fehlverhalten rechtfertigt eine flächendeckende Dokumentationspflicht. Kontrollen sollten risikoorientiert erfolgen und die bisherige Zuverlässigkeit eines Unternehmens berücksichtigen.
Zweitens: Jede bestehende Vorschrift muss sich regelmäßig selbst rechtfertigen. Nicht Unternehmen sollten erklären müssen, warum eine Regel belastet. Der Staat sollte regelmäßig prüfen, warum eine Dokumentationspflicht noch benötigt wird. Dazu gehören Sunset-Regelungen, Praxischecks und eine konsequente Überprüfung bestehender Vorschriften.
Drittens: Das Once-Only-Prinzip muss Realität werden. Was einer staatlichen Stelle bereits vorliegt, darf nicht von einer anderen erneut abgefragt werden. Dafür braucht Deutschland interoperable Register und weniger voneinander getrennte Portale.
Viertens: Digitalisierung muss vom Anwender aus gedacht werden. Ein Onlineformular ist noch keine digitale Verwaltung. Verfahren müssen einfach und verständlich sein. Dabei darf die digitale Kluft nicht unterschätzt werden. Nicht jeder Unternehmer verfügt über die gleichen digitalen Kompetenzen. Digitalisierung darf deshalb keine neue soziale oder wirtschaftliche Zugangshürde schaffen.
Fünftens: Wir brauchen wieder Erreichbarkeit. Nicht jedes Problem benötigt ein neues Portal, einen Chatbot oder ein Ticketsystem. Manchmal reicht ein kompetenter Ansprechpartner. Ein zehnminütiges Gespräch mit einer Behörde, Bank oder Institution kann ein Problem lösen, für das ansonsten mehrere Schreiben und Wochen erforderlich wären.
Und sechstens müssen Mittelstand und Verbände wesentlich früher einbezogen werden. Verbände wie Die KMU-Berater oder der DMB erleben täglich in den Unternehmen, wo Regulierung in der Praxis funktioniert und wo sie unbeabsichtigte Nebenwirkungen erzeugt. Dieses Wissen sollte systematisch in Gesetzgebungs- und Evaluierungsprozesse einfließen. Nicht als Lobbyismus, sondern als Praxischeck staatlicher Regulierung.
Damit kommen wir zum Ausgangspunkt zurück. Bürokratieabbau ist keine rein technische Aufgabe. Und er ist auch kein Projekt, das allein durch Digitalisierung oder KI gelöst werden kann. Es geht um unsere politische und gesellschaftliche Kultur.
Deutschland braucht Regeln, Transparenz und einen starken Rechtsstaat. Aber ein starker Staat zeichnet sich nicht dadurch aus, dass er möglichst viele Vorgänge kontrolliert. Ein moderner Staat setzt klare Regeln, konzentriert seine Kontrollen dort, wo tatsächliche Risiken bestehen, und traut seinen Bürgern und Unternehmern grundsätzlich zu, verantwortlich zu handeln.
Der neue Mittelstand braucht deshalb nicht einfach weniger Formulare. Er braucht ein neues Verhältnis zwischen Staat und Unternehmertum: mehr Eigenverantwortung, mehr Pragmatismus und mehr Vertrauen. Vielleicht beginnt der wirkungsvollste Bürokratieabbau deshalb nicht mit dem nächsten Gesetz und auch nicht mit der nächsten Software. Sondern mit einem einfachen Paradigmenwechsel: Vertrauen statt Kontrolle.
Quellen:
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Deutscher Bundestag: Bericht der Bundesregierung über Maßnahmen der Bundesregierung für Bürokratierückbau, Drucksache 21/2730, 21. Wahlperiode, 06.11.2025
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Holz, Michael / Icks, Annette / Nielen, Sebastian, 2023, Analyse zur Bürokratiebelastung in Deutschland – _Wie kann ein spürbarer Bürokratieabbau erreicht werden?, Studie im Auftrag der Initiative Neue Soziale Marktwirtschaft (INSM), https://www.ifm-bonn.org/fileadmin/data/redaktion/publikationen/externe_veroeffentlichungen/dokumente/IfM_Bonn_INSM_B%C3%BCrokratie_2023.pdf [16.6.2026]
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