Digitale Erfolgsgeschichten

Basis für Digitalisierung schaffen

Was war das Problem?

Der Kunde

Der Geschäftsführer eines Handelsunternehmens wollte gerne in Richtung digitaler Geschäftsmodelle einsteigen, da sich neue Verkaufschancen aufgrund von Portalen ergeben könnten. Um auf diesen Portalen präsent sein zu können, war es zwingend erforderlich die Datengrundlage im Unternehmen zu schaffen. Das Unternehmen verfügte über eine in die Jahre gekommen IT-Infrastruktur, die diese Anforderungen nicht erfüllen konnte.

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Der Ansatz

Zunächst hat Florian Kunze zusammen mit den Kunden den Status quo ermittelt. Gemeinsam mit den Mitarbeitern analysierte der KMU-Berater die vorhandenen Strukturen und Prozesse.

Es wurden Fragen gestellt, mit welchen Herausforderungen das Unternehmen aktuell zu kämpfen hat. Diese Probleme wurden nach Prioritäten sortiert.

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Erst durch die professionelle Unterstützung von Florian Kunze wurde mir klar, dass man im ersten Schritt die Basis für Digitalisierung schaffen muss, bevor man in Richtung digitaler Geschäftsmodelle starten kann.

Geschäftsführer KMU Unternehmen

Wie wurde es gelöst?

Im Wesentlichen sind folgende Schwachstellen aufgedeckt worden:

  • IT-Infrastruktur ist instabil und hatte Sicherheitslücken
  • Durch Ausfälle können Mitarbeiter nicht effektiv arbeiten
  • Mitarbeiter haben kein Vertrauen in die vorhandene IT und finden die Arbeit damit zeitaufwendig
  • Viele Daten werden deshalb in den Abteilungen in sog. „Schatten-IT“ in Form von Excel-Tabellen

Aus dieser Analyse wurde zusammen mit dem Unternehmen ein Maßnahmenplan in Form einer digitalen Roadmap entwickelt.

Ziel war es, die Basis für Digitalisierung zu schaffen und die IT-Sicherheit im Unternehmen zu verbessern. Ein IT-Ausfall hätte Stillstand der Firma bedeutet. Zusammen mit einem IT-Systemhaus wurde die IT-Infrastruktur überarbeitet und optimiert. Fokus lag auf der IT-Sicherheit. Dabei musste die LAN- und W-Lan Struktur teilweise neugestaltet werden, um auch gegen Cyber Angriffe gewappnet zu sein. Das aktuelle Server-/Speicherkonzept entsprach nicht mehr dem Stand der Technik. Sicherheitslücken waren vorhanden. Das Backup- und Recovery Konzept inkl. standortunabhängiger Backup-Cloud gehörte optimiert. Datenschutzrichtlinien und Gruppenrichtlinien im Active Directory wurden hinsichtlich IT-Sicherheit überprüft und optimiert. Der Zugriff über mobile Geräte musste sicher gestaltet werden, dabei musste die Firewall-, Email- und Internetsicherheit optimiert werden. Geprüft wurde, wo Cloud-Produkte künftig sinnvoll sind. Somit wurde die gesamte IT-Struktur in Hinblick auf IT-Sicherheit optimiert und Mitarbeiter geschult.

Was war das Ergebnis?

Mit der neuen IT-Infrastruktur in Form virtualisierter Umgebung von Microsoft HyperV, einer zeitgemäßen Betreuung der IT und Schulung der Mitarbeiter wurden die Systemausfälle beseitigt und Vertrauen in die IT geschaffen. Die Datenerfassung wurde im ERP-System effizient ermöglicht und somit die Datengrundlage für den Austausch mit den digitalen Verkaufsportalen geschaffen. Damit war das Unternehmen jetzt in der Lage die digitalen Plattformen mit Daten zu versorgen und im nächsten Schritt in Richtung digitaler Geschäftsmodelle zu denken. Vor allen sind die Mitarbeiter nun wieder überzeugt, Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben.

Der Aufwand für die Maßnahme lag für den Auftraggeber bei Euro 30.000.
Im Rahmen des BAFA Programms zur Förderung des unternehmerischen Know-hows wurden EUR 1.500 für die erste Beratung zur digitalen Roadmap gefördert. EUR 20.000 mussten in die neue IT-Infrastruktur investiert werden. Davon wurden EUR 10.000 über das Förderprogramm „Digitalbonus Bayern“ bezuschusst. Das restliche Budget wurde für die begleitende Beratung verwendet, um vor allen Mitarbeiter zu schulen und den Datenaustausch mit den digitalen Portalen zu ermöglichen. Durch die Maßnahme konnten geschätzt 50 Arbeitsstunden IT-Störungen verhindert werden. Bereits im ersten Jahr wurden in den neuen digitalen Portalen ein Umsatz von EURO 25.000 erzielt. Die Maßnahme hatte sich damit bereits nach kurzer Zeit gelohnt.

Die Ergebnisse in Zahlen

12

Tsd. Euro

Förderung

25

Tsd. Euro

mehr Umsatz

99

Prozent

mehr IT-Sicherheit

100

Prozent

Basis für Digitalisierung

Florian Kunze

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