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Mittelstand: Zahlungsverkehr sichern – SEPA vorbereiten

KMU-Berater Carl-Dietrich Sander, Leiter der Fachgruppe Finanzierung-Rating, informiert über SEPA und die wichtigsten Vorbereitungsschritte – und nennt hilfreiche Links im Internet. Diese Links finden Sie am Ende des Beitrags nochmals kompakt zusammen gefasst dargestellt.

SEPA – jetzt wird’s ernst!

Wollen Sie nach dem 01. Februar 2014 Zahlungsverkehr über Ihre Bank/en abwickeln?

Natürlich lautet Ihre Antwort "ja". Das bedeutet aber, dass Sie sich spätestens jetzt um "SEPA" kümmern sollten – den neuen einheitlichen europäischen Zahlungsverkehrsraum (Single Euro Payments Area). Denn ab dem 01.02.2014 nehmen alle Kreditinstitute nur noch Überweisungen und Lastschriften entgegen, die den SEPA-Anforderungen entsprechen.

Sprechen Sie mit Ihren Banken!

Vermutlich sind Ihre Banken längst auf Sie zugekommen und begleiten Sie bei der Umstellung. Damit meine ich nicht die Schreiben vom April 2012 mit den Erläuterungen zur Änderung der Zahlungsverkehrsbedingungen – sondern eine persönliche Ansprache abgestellt auf Ihre Bedürfnisse, die die Kreditinstitute aus Ihren bisherigen Zahlungsverkehrsstrukturen ableiten.
Sollte das nicht der Fall sein – dann fordern Sie jetzt von Ihren Banken und Sparkassen klare Informationen ein!

Gute Vorabinformationen finden Sie . . .

Der Deutsche Industrie- und Handelskammer-Tag hat zusammen mit dem Bundesverband Deutscher Banken im Oktober 2012 eine umfassende Broschüre zum Thema herausgebracht einschließlich einer Checkliste für Ihre Aktivitäten. Diese können Sie hier herunterladen (Titel: SEPA – der Countdown läuft).

Auf der Seite www.sepadeutschland.de informiert die Deutsche Bundesbank über die wesentlichen Aspekte, auf die Unternehmen achten sollten.

Einige wesentliche Aspekte für Sie zum ersten "Einlesen"

Achtung: diese ersetzen nicht eine ausführliche Beschäftigung mit dem Thema!

1. Verwenden Sie ab sofort IBAN und BIC

Ab dem 01.02.2014 wird Ihre Kontonummer durch die IBAN (International Bank Account Number) ersetzt. Außerhalb Deutschlands benötigen Sie darüber hinaus die BIC (Business Identifier Code). Beide finden Sie auf Ihren Kontoauszügen!

Verwenden Sie diese ab sofort ergänzend zu Kontonummer und Bankleitzahl auf Ihren Geschäftspapieren, damit Ihre Geschäftspartner diese in ihre Systeme einpflegen können. Und tun Sie dies umgekehrt auch.

Denken Sie insbesondere an die Lohn- und Gehaltszahlungen für Ihre Mitarbeiter/innen – auch dafür brauchen Sie deren (!) IBANs. Wenn Sie sich nicht auf deren Rückmeldungen verlassen möchten – im Internet gibt es diverse Angebote, IBANs berechnen zu lassen – oder fragen Sie auch dazu Ihre Kreditinstitute. Unter www.iban-rechner.de können Sie ganze Konto-Nummer-Listen umwandeln lassen; ob dies je nach Umfang kostenlos erfolgt, ist ohne Anmeldung nicht zu erkennen (Dieser Hinweis erfolgt ohne Gewährleistung meinerseits). Oder fragen Sie den Verkäufer / Hersteller Ihrer Zahlungsverkehrs-Software, ob er einen entsprechenden Konvertierungssservice anbietet.
Exkurs: Prüfen Sie Ihre Zahlungsverkehrs-Software!
Die Softwarehersteller sind teilweise mit der Umstellung auf SEPA schon durch oder mittendrin. Wenn Sie für Ihre Zahlungsverkehrssoftware das jeweilige "automatische" Update nutzen, dürften Sie vielfach bereits auf aktuellem Stand sein. Sprechen Sie ggf. Ihre Bank, von der Sie die Software erhalten haben, oder Ihren Hersteller an.
Oftmals gibt es bereits heute die Möglichkeiten, Überweisungen im SEPA-Format durchzuführen inklusive einer automatischen Umrechnung in die IBAN. Ebenso finden Sie oft eine Konvertierungsroutine für den gesamten in der Software hinterlegten Kundenstamm.
Die Software der Volks- und Raiffeisenbanken "VR-Networld" z.B. hat bereits beide Funktionalitäten.

2. Wenn Sie Lastschriften von Ihren Kunden einziehen – wird’s richtig aufwändig

Generell:

  • Sie benötigen zur Teilnahme am IBAN-Lastschriftverfahren eine neue Inkasso-Vereinbarung mit Ihrer/n Bank/en und eine Gläubiger-Identifikations-Nummer der Deutschen Bundesbank – Hier ist der Link zur Beantragung (erfolgt nur online).
  • Sie müssen eine Mandatsliste Ihrer Lastschriftkunden führen, in der Sie jeden Kunden über eine eindeutige Nummer (z.B. Kunden-Nummer) identifizieren können.
  • Klären Sie, ob die von Ihnen verwendete Software zur Abwicklung Ihrer Zahlungen sepa-fähig ist bzw. wann und wie die Umstellung rechtzeitig (!) erfolgt. Achtung: Datenträger mit Kundendaten werden die Zahlungsabwickler nicht mehr entgegen nehmen.

2a. Lastschriften im Einzugsermächtigungsverfahren (SEPA-Basis-Lastschriftmandat)

  • Sie können die alten Einzugsermächtigungen weiter nutzen – müssen Ihre Kunden aber schriftlich informieren, dass Sie zukünftig im Rahmen von SEPA arbeiten. Voraussetzung: die Einzugsermächtigung liegt Ihnen noch vor (Original, Archivsystem); sonst müssen Sie neue SEPA-Lastschrift-Mandate von Ihren Kunden einholen.
  • Sie müssen Ihre Kunden über den anstehenden Zahlungseinzug schriftlich vorher in bestimmten Fristen informieren (sog. Pre-Notification) – mit Erleichterungen bei regelmäßigen und gleichbleibenden Beträgen.
  • Ihre Kunden haben acht Wochen Widerspruchsfrist. Sprechen Sie mit Ihren Kreditgebern darüber, wie diese das sich daraus summierende "Lastschrift-Obligo" auf Ihre Kontokorrentkreditlinie anrechnen.
  • Weitere Informationen und Formularmuster finden Sie unter hier zum Herunterladen.

2b. Lastschriften im Abbuchungsverfahren (SEPA-Firmen-Lastschriftmandat)

Ergänzend zu den unter 2a genannten Veränderungen ist besonders zu beachten:
Hier benötigen Sie in jedem Fall ein neues SEPA-Lastschrift-Mandat Ihrer Kunden!
Weitere Informationen und Formularmuster finden Sie unter hier zum Herunterladen.

Fragen Sie Ihre Banken!!!

Alleine aus den genannten Punkten ist vermutlich deutlich geworden: Lassen Sie sich ausführlich von Ihren Banken und Sparkassen beraten und bei der Umstellung begleiten! Und beginnen Sie jetzt!
Weitere Informationen finden Sie auch in einem Beitrag in NWB Betriebswirtschaftliche Beratung Ausgabe 04-2013 mit einer Checkliste zur SEPA-Vorbereitung – von Jörgen Erichsen. Den Beitrag erreichen Sie über diesen Link – als Abonnent mittels Zugangsdaten, als Nicht-Abonnent können Sie ein kostenlose Probeexemplar bestellen.

Die Links aus diesem Beitrag nochmals kompakt zusammen gestellt:
Grundlagen-Informationen:

Technische Schritte:

Dieser Beitrag basiert auf www.kmu-aktuell.de aus der 7. und 8. Kalenderwoche 2013.
Ein ausführlicherer Beitrag des Autors zum Thema SEPA ist erschienen Anfang August 2013 in der vierteljährlichen Publikation "Finanzierung im Mittelstand" Ausgabe 03-2013 aus dem Fachverlag der Handelsblatt-Gruppe.

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