KMU-Berater Thomas Thier erläutert in seinem Beitrag die wesentlichen Fragen und Themen der Budget-Erstellung.

Das Jahresbudget ist ein unverzichtbares Navigationsinstrument

Immer wenn es Herbst wird, beginnen in den Unternehmen die Vorbereitungen für die Geschäftsplanung des Folgejahres, oft auch "das Budget" genannt. Basis dafür ist die Strategie – also das bewußte Treffen von Auswahlentscheidungen, die zusammen die Positionierung des Unternehmens in seinem Wettbewerbsumfeld bestimmen, und beschreiben wie das Unternehmen Geld verdient. Auf der Grundlage einer solchen strategischen Planung, werden die Ziele für das kommende Jahr formuliert und in einem nächsten Schritt folgt daraus die detaillierte Planung der geschäftlichen Aktivitäten, vor allem der Erlöse und der Kosten sowie der Finanzmittel für das kommende Geschäftsjahr.

Verlässlicher Rahmen für die unternehmerischen Aktivitäten

Das Budget erfüllt zunächst die Aufgabe, einen verläßlichen Rahmen für die Planung des gesamten Unternehmens zu bilden. Es beschreibt sämtliche Ziele und Aktivitäten, die das Unternehmen in einem Jahr verwirklichen will. Auf der Basis volkswirtschaftlicher und branchenbezogener Rahmendaten werden

• die Erlöse pro Produkt und Kunde oder Kundengruppe geschätzt,
• diesen die erforderlichen Aufwendungen zugeordnet,
• Investitionen beschrieben
• und die Herkunft und die Verwendung der finanziellen Mittel geplant.

Wichtig ist, daß diese Planung vollständig ist und daß die verschiedenen Teilplanungen aufeinander abgestimmt sind und insgesamt ein widerspruchsfreies Gefüge ergeben. Ebenso wichtig ist, dass die zugrunde gelegten Annahmen dokumentiert werden – und sei es in Stichworten.

Voraussicht ist gefordert

Dabei geht es nicht darum, hellseherische Fähigkeiten zu entwickeln. Es ist ein weitverbreiteter Irrtum, zu glauben, eine Budgeterstellung sei unsinnig, denn man könne ja schließlich nicht in die Zukunft schauen. Vielmehr gilt: "Die Zukunft soll man nicht voraussehen wollen, sondern möglich machen" (Antoine de Saint-Exupéry). So wie der Seemann nicht ohne Ziel und Navigationsinstrument in See sticht, darf auch der Unternehmer nicht einfach "drauflos wirtschaften". Nur wer aufgrund schlüssiger Planung weiß, was er vor hat und welche Folgen sich daraus ergeben, darf zuversichtlich sein, daß er seine Ziele erreicht und den gewünschten Erfolg hat.

Das Budget als Steuerungsinstrument im Jahresverlauf

Sobald das Geschäftsjahr begonnen hat, dient das Budget als Controlling-Instrument. Es bildet den verläßlichen Rahmen für die Steuerung des Unternehmens. Regelmäßig, mindestens monatlich, wird der tatsächliche Geschäftsverlauf mit der Budgetplanung verglichen. Hierbei dienen die dokumentierten Annahmen als wichtige Erinnerungsposten. Abweichungen bei Erlös- oder Kostenverläufen werden analysiert und interpretiert. Gegebenenfalls werden zusätzliche Maßnahmen getroffen, um gewünschte, aber gefährdete Ergebnisse doch noch zu erreichen.

Vom Budget darf abgewichen werden

Ein zweiter verbreiteter Irrtum im Umgang mit Budgets besteht darin, im Laufe des Geschäftsjahres nur solche Ausgaben zuzulassen, die im Budget enthalten sind. Je weiter das Geschäftsjahr voranschreitet, desto länger ist der Zeitraum seit der Budgeterstellung. In der Zwischenzeit sind Unternehmer und Mitarbeiter schlauer geworden. Was seinerzeit richtig erschien, muß inzwischen nicht mehr angemessen sein. Deshalb gilt: Budgets sind nicht dazu da, eingehalten zu werden! Jede mögliche Ausgabe ist zum Zeitpunkt der jeweiligen Entscheidung danach zu beurteilen, ob sie wirtschaftlich vernünftig ist. Unterjährig muß also oft mit unternehmerischen Entscheidungen bewußt vom Budget abgewichen werden, wodurch ungeplante Kosten entstehen können oder geplante Kosten vermieden werden. Werden Entscheidungen getroffen, die vom Budget abweichen, sind immer auch die Folgen für das Gesamtgefüge des Budgets zu bedenken und mitunter weitere Maßnahmen zu ergreifen, um das Gleichgewicht des Budgets wieder herzustellen.
Das Jahresbudget ist das Navigationsintrument des Unternehmers, mit dem ihm zu jeder Zeit die sichere Steuerung des Unternehmens gelingt – nicht nur im Notfall in schwerer See.