FAQ Digitalisierung

Warum ist die Organisation eines digitalen Miteinanders wichtig?

Der Herrgott hat uns E-Mail sowie Excel gegeben. Leider hat er uns aber vergessen die notwendigen Gebote mitzugeben. Der Alltag vieler Mitarbeiter wird durch hunderte von E-Mails beherrscht. Das sorgt für eine reaktive und gestresste, anstatt einer proaktiven und durchdachten Arbeitsausrichtung. In vielen Excellisten, die oft manuell erstellt und mühsam gepflegt werden, fließen hunderte Arbeitsstunden und tausende von Euros, die mit spezialisierten digitalen Werkzeugen in Sekunden erledigt werden könnten. Darüber hinaus werden Teams z.B. oft durch ausufernde Gruppenchats demotiviert. Erinnern Sie sich gerne daran, als Sie das letzte Mal versucht haben in einer Chatgruppe mit mehr als 25 Teilnehmern eine Hochzeit zu organisieren. Sie wissen es: Chaos, Unklarheit und Frustration. Daher ist neben der Bereitstellung von digitalen Werkzeugen auch die Klärung eines digitalen Miteinanders elementar wichtig, um erfolgreich Digitalisierung im Unternehmen einzuführen und zu leben.

Was hat Mitarbeiterbindung sowie Mitarbeitermotivation mit Digitalisierung zu tun?

Wer es gewohnt ist, in wenigen Sekunden seinen Einkauf am Handy zu erledigen, kann es aus MitarbeiterInnensicht dann nicht mehr nachvollziehen, einen komplizierten Urlaubsantrag oder anderen Genehmigungsprozess per Papier zu stellen. Viele MitarbeiterInnen haben z.T. gar keinen Drucker mehr zu Hause. Jegliche papierbezogenen Prozesse oder händisch geführten Abläufe kosten auch den Mitarbeiter, nicht nur dem Arbeitgeber, Zeit, Kraft und damit Geld. Schlecht organisierte Abläufe und Prozesse rund um MitarbeiterInnen demotivieren. Aus diesem Grund hat eine gute Digitalisierungsstrategie auch immer etwas mit Mitarbeitermotivation zu tun.

Was hat Digitalisierung mit Leadership / Führung und New Work zu tun?

Auf den ersten Blick wirken Digitalisierung und Führungsarbeit widersprüchlich. Aber bei genauerer Betrachtung können Sie die Überschneidung und die sich daraus ergebenden Vorteile klar erkennen. In den letzten 20 Jahren haben Mitarbeiter haben ihr Mediennutzungsverhalten stark verändert. E-Mail wirkt eher schon altbacken. Medien wie Slack, Whatsapp oder MS Teams lösen alte Kommunikationskanäle ab und “digitalisieren” ganze Formate. Damit werden auch Führungsarbeiten wie regelmäßiges Feedback zwischen Führungskraft und Mitarbeiter, die Verteilung sowie Kontrolle von Aufgaben bzw. Ziele über digitale Werkzeuge sowie auch die Leitung von virtuellen Meetings bis hin zu Personalgesprächen immer wichtiger. Führungsarbeit erfordert heutzutage also im Zusammenhang mit New Work immer mehr eine digitale Führungskompetenz.

Mein Unternehmen hat ein etabliertes und erfolgreiches Geschäftsmodell, weshalb sollte ich mich mit neuen Geschäftsmodellen im Kontext der Digitalisierung beschäftigen?

Der Einfluss der Digitalisierung auf Geschäftsmodelle zeigt sich z. B. durch adressatengerechte Produkte und Dienstleistungen, die die aktuellen technischen Möglichkeiten nutzen oder sogar neue ausprobieren, um orts- und zeitunabhängig verfügbar, buchbar, kaufbar und individuell gestaltbar für den Kunden zu sein. Aus diesen Maßnahmen resultiert die Steigerung der Nachfrage und Kundenzufriedenheit. Die Digitalisierung bildet bezogen auf die steigende und durch technische Möglichkeiten auch branchenübergreifende Konkurrenz eine zentrale Voraussetzung, um weiterhin Bedarfe abzudecken. Ein Unternehmen sollte deshalb die Chancen der Digitalisierung nutzen und den Risiken rechtzeitig begegnen. Durch die Erarbeitung sukzessiver Anpassungsstrategien und/oder durch die Erprobung neuer Geschäftsideen bleibt ein Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig.

Wie wichtig ist es eine Digitalisierungsstrategie zu haben?

Durch die Digitalisierung verändern sich bestehende Geschäftsmodelle oder werden durch neue ersetzt. Um zukünftig wettbewerbsfähig zu bleiben, sollten Unternehmen eine Digitalisierungsstrategie entwickeln, in der sie festlegen, wie sich das Unternehmen in Zukunft positionieren will. Nur wenn allen Mitarbeitern verständlich ist, in welche Richtung sich das Unternehmen entwickelt, können diese ihre Handlungen daraufhin abstimmen, Personalentwicklungsbedarfe abgeleitet und Investitionen rechtzeitig geplant werden.

Ist Digitalisierung im Marketing mehr als ein Onlineshop, soziale Medien und Suchmaschinenmarketing?

All die oben genannten Aspekte sind inzwischen Standard. Die neue Macht der Konsumenten gilt nicht nur im B2C sondern auch im B2B Geschäft. Die Explosion der Kommunikationskanäle und das durch die verbundenen Daten entstehende umfassende Wissen (Big Data) benötigt neue digitale Kompetenzen um es zu heben. Die Veränderung der Kundenansprüche zeigt sich auch durch eine höhere Geschwindigkeit und Echtzeitorientierung im Dialog. Sprachassistenten und Smartphones werden zur neuen Customer Journey. Kommunikation und Medieninhalte werden persönlicher.

Wo kann man in der Buchhaltung und den Finanzen ansetzen?

Die Automatisierung von Routineaufgaben und die Definition einheitlicher digitaler Standards ist die Basis für effizienteres Arbeiten und den Einsatz homogener Systeme im Finanz- und Rechnungswesen. Dies erleichtert die Reaktion auf Veränderungen der Compliance-Anforderungen und das Erfüllen rechtlicher Anforderungen bei digitaler Buchhaltung. Der Einsatz innovativer Technologien lohnt sich sowohl wegen der internen Optimierungspotentiale als auch wegen der Schnittstellen zu Partnern.

Welche Möglichkeiten der Digitalisierung nutzen mir im Einkauf?

Sie können Beschaffungszyklen beschleunigen und neue Formen des Lieferanten-Scoutings finden. Mithilfe Ihrer Daten können sie fundierte Einkaufsprognosen erstellen und auswerten. Auch Lieferantenbeziehungen können mit digitalen Möglichkeiten neu gedacht und Kooperationen gestaltet werden. Die Effizient im Einkauf kann durch IT-Systeme entscheidend verbessert werden. Ein digitales Vertragsmanagement hilft z.B. die immer komplexeren globalen Lieferketten und Verträge zu überwachen.

Welche Digitalisierungsprojekte lohnen sich im Personalwesen?

Natürlich gibt es im Bereich der Administration bereits viele Tools wie z.B. Lohn- und Gehaltsabrechnung. Viele spannende Anwendungsfelder für die Digitalisierung gibt es im Talent-Management (Recruiting, Onboarding, Karriereplanung, Performance-Management, Personalentwicklung) und auch im Workforce-Management (Abwesenheitsmanagement, Zeiterfassung, Aufgabenverfolgung, Budgetierung und Planung, Personalanalysen und Prognosen).

Bieten Sie zu Ihren Produkten oder Dienstleistungen digitale Services an? (Helpdesk, Online-Bedienungsanleitungen, Fernanalyse, Chat-Funktionen, etc.)?

Wie gehen Sie in Ihrem Unternehmen mit dem Datenschutz um? Haben Sie einen Datenschutzbeauftragten und ist dieser in Digitalisierungsprojekte mit einbezogen?

Während digitale Prozesse Datenfluten produzieren, wünscht sich der Datenschutz kein Big Data, sondern den sparsamen und minimalistischen Umgang besonders mit personenbezogenen Daten. So ist einer der Hauptgrundsätze der DDSGVO die Datensparsamkeit. Doch trotz dieses natürlichen Gegensatzes ist der Datenschutz enger mit der Digitalisierung verbunden als man annehmen sollte. Vor allem ist eine erfolgreiche Digitalisierung tatsächlich auch auf datenschutzrechtlich effektive Konzepte angewiesen.

Verfügt Ihr Unternehmen über ein vollständig dokumentiertes Sicherheitskonzept mit Zuständigkeiten, Maßnahmen, Notfall- und Krisenplänen, um das Unternehmen vor Cyberangriffen oder einem Totalausfall der IT zu schützen?

Bei wie vielen Softwarelösungen lassen Sie die Standardversion an Ihren spezifischen Bedarf anpassen oder haben eine Lösung gewählt, die Ihre Prozesse optimal unterstützt? Haben Sie Ihre Prozesse vor der Umsetzung in einer Softwarelösung hinterfragt und für den neuen Ansatz optimiert?

Je besser eine Softwarelösung auf die Prozesse in einem Unternehmen zugeschnitten werden kann, desto optimaler können selbige Prozesse durch IT unterstützt oder auch automatisiert werden, aber wichtig ist auch sich klar zu machen, dass ein schlechter Prozess nach der Digitalisierung einfach nur ein schlechter digitaler Prozess ist.

Wie hoch ist der Anteil an Unterlagen, der in Ihrem Unternehmen vollständig digital (z.B. in einer Software erstellt) oder digitalisiert (z.B. Scans) vorliegt?

Je mehr Dokumente digitalisiert vorliegen, desto eher können Informationen orts- und zeitunabhängig abgerufen, verarbeitet, weitergeleitet und Fehlerquoten durch falsche Eingaben reduziert werden. Die zeit- und ortsunabhängige Datenverfügbarkeit kann entweder über einen Server oder eine Cloud sichergestellt und zudem durch eine personalisierte Zugriffsrechteverwaltung eingeschränkt werden.

Können Mitarbeiter von außen auf Daten und Programme zugreifen und gibt es die Möglichkeit mit mobilen Endgeräten zu arbeiten?

Durch eine mobile Endgeräte können einige Arbeiten zudem orts- und zeitunabhängig durchgeführt werden. Eine zeitgemäße IT Ausstattung ist jedoch nicht nur für die Wertschöpfung von Bedeutung. Für die jüngeren Generationen ist mobiles Arbeiten eine Grundvoraussetzung die in vielen Berufen einfach erwartet wird und damit ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen auch in Bezug auf den Fachkräftemangel.

Sind die IT-Arbeitsplätze mit einem Server verbunden und werden die Daten zentral verwaltet?

Die Ausstattung eines Unternehmens mit IT in Form von PCs, mobilen Endgeräten als auch Servern ist die Voraussetzung für jegliche digitalisierte Prozesse. Die Nutzung von Daten, die Vernetzung von Informationen sowie auch die Automatisierung und Autonomisierung bedürfen einer entsprechenden technischen Infrastruktur.

Sind Ihre relevanten Systeme über Schnittstellen verbunden und ermöglichen damit systemübergreifendes Arbeiten?

Die Automatisierung von Prozessen sowie deren Optimierung erfolgt durch die Vernetzung unterschiedlicher Systeme. Daten können nur ausgetauscht werden, wenn diese über Schnittstellen verbunden sind. Gerade im Bereich des Kundenservices kann dies ein entscheidender Erfolgsfaktor sein, weil die Kundenbetreuung durch die Verknüpfung von Daten schneller auf alle relevanten Informationen zurückgreifen kann.

Wie hoch ist der Anteil der Mitarbeiter, die IT-gestütz arbeiten?

Je mehr Mitarbeiter IT-gestützt arbeiten können, desto mehr Möglichkeiten ergeben sich für das Unternehmen betriebliche Prozesse zu digitalisieren oder digital zu unterstützen. Damit ergeben sich neue Möglichkeiten Prozesse und Abläufe effizienter und benutzerfreundlicher zu gestalten, zu überwachen, auszuwerten und zu optimieren. Digitale Technik bildet die Grundlage für das Zugreifen auf Informationen, das Erheben und Auswerten von Daten sowie auch deren Übertragung und Speicherung.

Wie viele relevante Aufgaben und Prozesse werden in Ihrem Unternehmen über eine spezialisierte Software bearbeitet und gesteuert?

Die Optimierung von Prozessen im Unternehmen führt zu einer Einsparung von Zeit und Geld. Für die Erfassung, Verarbeitung, Vernetzung und Speicherung von Informationen sind geeignete Softwarelösungen notwendig.

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