Als erstes benötigen Sie einen guten Dokumentenscanner, um alle wichtigen Dokumente zu digitalisieren (M4 Consulting nutzt iScanner). Wenn Sie sich fragen, wo Sie da anfangen sollen: Vor allem der digitale Rechnungsworkflow ist ein effizienter Hebel zur Optimierung des gesamten Prozessmanagements. Und die Kostenersparnis kann enorm sein – laut einer Studie der Europäischen Kommission liegt das Einsparpotenzial elektronischer Rechnungen europaweit jährlich bei 40 Milliarden Euro!

Viel Zeit und Aufwand ersparen Sie sich schon bei Vertragsgestaltung und dem Abschluss der jeweiligen Beraterverträge. Hier nutzt M4 Consulting die Software „docusign“. Die elektronische Übermittlung spart viele Arbeitsschritte, viel Zeit und führt zudem dazu, dass die Vertragsabschlüsse in Echtzeit (manchmal innerhalb weniger Sekunden) vorliegen. Auch bei der anschließenden Rechnungserstellung sowie möglichen Rechnungskorrekturen sind enorme Einsparpotenziale vorhanden. Sie müssen Originalbelege nicht mehr händisch neu ausstellen und zurücksenden – der Kunde erhält die Orignalrechnung bzw. korrigierte Rechnung im Handumdrehen als PDF. Bei M4 Consulting wird die Rechnungssoftware Fastbill verwendet.

Über eine API-Schnittstelle werden automatisch alle neuen Kunden gespeichert, die verschiedenen Leistungen digital hinterlegt. Als Zeiterfassungssystem haben wir uns für Clockodo entschieden, dass die von den Mitarbeitern geleisteten Stunden den einzelnen Aktivitäten zuordnet – bei uns z.B. „Business-Plan erarbeitet“, „Planung erstellt“, „Telefonat / Videocall mit Kunden“ etc. Der Stundennachweis wird dem Kunden mitsamt der Rechnung digital übermittelt. Sollten Sie nicht die Zeit oder Manpower haben, um Rechnungen, Stundennachweise und Vertragsunterlagen einzuscannen: Gerade beim Start ins papierlose Büro empfiehlt sich die Beauftragung eines professionellen Scandienstes. Sie wollen ja nicht über stupider Fleißarbeit die Motivation verlieren.